Agilidade parece ser a palavra da vez nos escritórios de advocacia. O tempo precisa ser otimizado. Até a forma de assinar documentos evoluiu para a assinatura online. Mas, será que isso é seguro e vale a pena?

Bom, a assinatura digital é a evolução do processo de assinatura. De fato, economiza um tempo considerável do advogado, porque torna desnecessária a ida ao cartório para a autenticação de documentos. E ainda garante a mesma validade jurídica que a assinatura manuscrita.

É fato que na busca por maior agilidade, nos tempos de digitalização dos documentos, começou-se a digitalizar as assinaturas. Assim, cada vez que era necessário assinar uma carta ou uma declaração ou outro documento que dispensasse o reconhecimento de firma, a assinatura digitalizada era utilizada. Dessa maneira, não era necessário imprimir o documento, pedir ao responsável para assiná-lo e depois digitalizá-lo novamente para ser encaminhado a quem fosse necessário.

Outro fato é que essa medida resolveu em parte a questão de como assinar documentos. Porém, não a parte mais importante, a parte que exige que a assinatura tenha validade jurídica. Essa continuava funcionando da mesma maneira. Precisava ser reconhecida em cartório. Isso até surgir o certificado digital.

A partir do momento em que se tornou possível assinar documentos com o certificado digital, o papel e a caneta deixaram de ser necessários para a assinatura. Com isso, a rotina do escritório de advocacia pode ser modificada. Na verdade, permitiu que se tornasse ainda mais flexível. E isso não é tudo. Há muito mais razões para você fazer uma assinatura online. Está disposto a conhecer quais são elas?

5 motivos para ter uma assinatura online

1. Produtividade

Assim como a questão da agilidade, a produtividade é outro tópico muito em voga nos últimos tempos. Advogados mais produtivos tendem a ser mais ágeis, desde que possuam as ferramentas certas para isso.

Especialmente as capazes de desburocratizar as atividades do escritório de advocacia podem contribuir para otimizar o tempo. Afinal, ganha-se maior espaço para advogar quando não é preciso deixar as tarefas esperando para ir ao cartório.

Com a assinatura de documentos por meio eletrônico, essa parte importante do dia a dia do advogado é solucionada rapidamente. Com mais tempo disponível, as tarefas podem ser feitas antes do prazo, muitas vezes. Dessa forma, o número de atividades a desempenhar pode ser ampliado para que haja um crescimento exponencial do escritório de advocacia.

2. Otimização dos recursos

Quando não é mais preciso destinar parte do capital de giro para o pagamento de autenticações de assinaturas, do deslocamento e de insumos para impressão, há mais recursos disponíveis para serem investidos em outras soluções para o escritório de advocacia.

Tudo bem que para isso é preciso investir no certificado digital. O valor, em média, para emiti-lo é R$ 110,00. Isso equivale a autenticação de 20 assinaturas em um cartório de Joinville, maior cidade de Santa Catarina. Com certeza, um escritório de advocacia precisa validar juridicamente muito mais assinaturas do que isso. Sem contar que na conta não está incluso o valor cobrado por deslocamento. Então, no fim, há sim otimização dos recursos financeiros com a assinatura online.

3. Maior segurança

Não há como pessoas que agem por má-fé usar o certificado digital para realizar transações não autorizadas em nome de quem a certificação pertence. Principalmente se o certificado estiver protegido na nuvem.

Além disso, o certificado garante a integridade do documento. Pois, qualquer alteração o torna inválido se for realizada após a assinatura com certificado já ter sido feita.

Essa mesma garantia e segurança confere tranquilidade quanto à autenticidade da assinatura. Como é praticamente impossível outra pessoa fazer uso dela, não há como o proprietário da assinatura negar que assinou o documento.

Ou seja, todos os trâmites realizados por meio eletrônico com o certificado digital são feitos de forma segura.

4. Sustentabilidade

A assinatura online dispensa a impressão de documentos para que sejam assinados. Portanto, contribui para a redução do uso de papel no escritório de advocacia e, consequentemente, para um mundo mais sustentável.

O impacto menor causado ao meio ambiente reflete também na menor produção de lixo, utilização de água e energia. Para escritórios de advocacia preocupados com o consumo dos recursos naturais, o uso do certificado digital também representa adesão maior à causa.

5. Flexibilidade

Com a assinatura online, o advogado consegue assinar os documentos de onde estiver, em qualquer horário. Na prática, isso significa que não precisa estar no escritório para acrescentar a assinatura em uma petição. Ainda mais se o certificado digital estiver disponível para acesso online.

Essa é uma grande ajuda, pois não é preciso preocupar-se mais em ir até o cartório dentro do horário de atendimento para não correr o risco de a assinatura não ter validade jurídica. Nem há necessidade de buscar soluções para o caso de ser o último dia para envio do documento assinado ao Tribunal e a assinatura não ter sido reconhecida.

Os documentos assinados com o certificado digital podem ser enviados eletronicamente ao Tribunal até às 23h59 do último dia do prazo, sem correr o risco de comprometer o andamento do processo.

Essas cinco razões bastam para que você comece a utilizar uma assinatura online? Porque podemos te ajudar com o próximo passo: adquirir a sua própria assinatura. No artigo Tudo o que você precisa saber para adquirir o certificado digital estão reunidas as principais informações a respeito do assunto. 😉