Para não se perder em meio aos vários processos que tem de gerenciar, os advogados precisam saber como organizar documentos no escritório de advocacia.
Embora muitos possam ser digitalizados e guardados na nuvem, em determinadas situações, os documentos físicos ainda são necessários e devem estar arquivados de uma forma que seja fácil localizá-los quando necessário.
Este é outro desafio para os escritórios de advocacia: gerir os documentos físicos e digitais, de uma maneira que eles confluam e não comprometam a produtividade dos advogados. Ou seja, é muito mais do que livrar-se da pilha de papéis com que somos acostumados a imaginar um advogado. E sim, saber como guardá-los de um jeito eficiente.
Em tempos de transformação digital e processos eletrônicos, essa preocupação pode parecer menor. Mas, não é. Por uma razão muito simples: os documentos físicos ainda detêm fé pública. É por esse motivo que os advogados ainda precisam encontrar meios de manter esses documentos salvaguardados.
Já que não há como livrar-se totalmente da documentação física, a alternativa é aprender a como organizar os documentos do escritório de advocacia. Sugerimos alguns caminhos para quem está interessado em melhorar essa parte da organização do escritório de advocacia. Acompanhe!
Como organizar os documentos do escritório de advocacia de forma simples
1. Defina um só lugar para guardar os documentos
Essa pode parecer uma dica óbvia, mas basta fazer uma visita em alguns escritórios de advocacia para perceber que nem todos a aplicam. Em muitos deles, os documentos estão espalhados pelas salas de atendimento. Assim, quando alguém precisa de um determinado documento e não se recorda de onde ele pode estar, tem de operar uma verdadeira “caça ao tesouro” para encontrá-lo. Quem tem tempo para isso? Sem contar na interferência na produtividade do colega de equipe.
Contudo, isso é muito simples de resolver. Basta determinar um local próprio para arquivar todos os documentos físicos. E fazer o mesmo em relação aos documentos digitalizados. Aproveite o momento de organização para fazer uma triagem: quais documentos precisam ser consultados com frequência? Quais não precisam? Algum deles pode ser digitalizado? A partir das respostas, já é possível entender como organizar os documentos do escritório de advocacia.
2. Determine um critério para saber como organizar os documentos do escritório de advocacia
Você vai precisar determinar um critério para organizar cada pasta física e digital. Como ela será identificada? Pelo nome do cliente? Pelo sobrenome e depois o nome? Pelo número do processo? Este é um momento tenso para os advogados, porque é preciso prestar atenção aos detalhes para garantir a eficiência da organização.
Uma forma de sair dessa “sinuca de bico” é fazer um exercício básico: toda vez que você precisou consultar um documento de um cliente, você o encontrou porque procurou pelo nome ou pelo número do processo? A resposta norteará os critério de organização das pastas do escritório de advocacia.
Definido o critério macro, agora, pense em como será organizada a pasta de cada cliente: será pelo número de cada processo? Será pelo tipo de documento que há em cada pasta? Use a dica do parágrafo acima para definir a resposta para essas perguntas também.
Terminadas as pastas, é hora de guardá-las no local destinado para ser o arquivo. E aqui? Como vai ser feito? As pastas digitais organizadas por nomes de clientes, automaticamente são organizadas em ordem alfabética. As pastas digitais organizadas pelo número dos processos também são postas em ordem numérica automaticamente. Para haver um padrão e uma similaridade entre os arquivos físicos e digitais, é possível seguir a mesma organização do digital nos documentos físicos.
3. Crie um padrão para cadastrar os clientes
Ter os documentos organizados é uma coisa. Outra é ter o cadastro dos clientes arrumado. Quer ver como isso faz diferença?
Quando é necessário elaborar um novo documento em que deve constar os dados do cliente, de onde essas informações são extraídas? É preciso consultar documentos elaborados anteriormente ou fazer busca das cópias de RG e Certidão de Casamento separadamente?
Qualquer que seja a situação, é muito provável que uma quantidade de tempo razoável seja necessário para isso, certo? Portanto, é muito mais fácil se todas essas informações puderem ser localizadas rapidamente em uma espécie de ficha online, salva na nuvem, não?
Então, que tal criar um padrão para essa ficha online? Assim, todo novo cliente poderá ter um cadastro próprio, com espaço para atualizações.
Isso já é organizados por alguns softwares jurídicos, no entanto, pode ser que essa ferramenta não esteja disponível no escritório de advocacia no momento. Por isso, a criação desse cadastro pode ser uma boa saída.
Pode dar um trabalho desenvolvê-la e preenchê-la no início, com todas as informações pertinentes. Porém, no decorrer da prestação dos serviços jurídicos, tê-la pode ser uma grande ajuda.
4. Confie na tecnologia
Alguns escritórios de advocacia preferem contar com o apoio de um software jurídico para fazer a gestão dos documentos. Especialmente porque eles operam na nuvem e já são desenvolvidos de forma intuitiva, o que facilita a organização dos documentos relacionados aos diversos processos.
O uso do armazenamento na nuvem tem outra vantagem que é não precisar se preocupar com o espaço físico para guardar todos os documentos, pois no ambiente online a memória existentes para arquivar documentos parece ser infinita. Isso gera, também, economia, já que se torna desnecessário preocupar-se com a capacidade de memória dos computadores do escritório.
É por isso que vale a pena o escritório pensar em “casar” o uso da tecnologia para arquivar os documentos com as pastas físicas. Assim, o espaço necessário para guardar os processos no escritório pode ser reduzido e melhor aproveitado. Isso evita outra “dor de cabeça”: a de ter de ampliar a infraestrutura física para poder acomodar mais pastas físicas de documentos.
A tecnologia de armazenamento na nuvem é muito útil e confiável. Mesmo assim, por uma questão de segurança, é bom o escritório ter um backup desses arquivos. O uso de um HD externo especificamente para isso é o suficiente para resolver a questão.
5. Dê a mesma importância para os documentos internos
A preocupação em como organizar os documentos do escritório de advocacia geralmente é maior e, por isso, recebe mais atenção do que os documentos internos.
Entretanto, os documentos internos do escritório de advocacia também importam! Logo, há que se pensar em como organizá-los também.
O princípio para isso é semelhante. Primeiro, há que se pensar um lugar para mantê-los guardados, que seja de fácil acesso.
Em segundo lugar, é preciso planejar um critério para organização. Por exemplo, muitas contas, como a referente à locação da sala e ao condomínio, chegam por e-mail. Mantê-las na caixa de mensagens pode não ser o mais inteligente para quando se quer localizar uma fatura. Nesse caso, pode ser definida uma pasta no computador ou no diretório com que o escritório habitualmente opera na nuvem para salvá-las. Mas, “jogar” tudo lá, não é organizar. O ideal é pensar se tudo será separado em pastas por ano e subpastas organizadas por meses ou se outra configuração é mais adequada para isso.
Cada escritório decide o que for melhor para o seu dia a dia. Só não pode deixar de organizar!
6. Lembre de organizar a documentação dos funcionários
Outra preocupação com a organização dos documentos do escritório de advocacia que parece ficar em segundo plano é quanto a como manter os documentos relacionados à equipe em ordem.
Afinal, quem atua no escritório é tão importante quanto os clientes. Sendo assim, também merece cuidado e atenção. Logo, observe como está a situação neste ponto.
Os documentos que dizem respeito aos advogados que são empregados ou parceiros estão organizados de que maneira? É fácil localizar os contratos de trabalho e identificar os valores salariais e contratuais a serem pagos?
Geralmente, esse gerenciamento fica a cargo de quem tem a função de fazer a administração do escritório de advocacia. E mesmo que essa pessoa não seja um advogado, quando o assunto for organização, também deve ser incluída na conversa para saber o quão importante é cuidar para que haja uma ordem em todo e qualquer tipo de documentação do escritório de advocacia. Não há porque não compartilhar as boas práticas.
Quando são os próprios advogados que precisam cuidar dessa parte no escritório de advocacia, esse compartilhamento se torna ainda mais importante. Pois, contribui para a produtividade dos advogados, fundamental para o crescimento do escritório de advocacia.
Agora que você já sabe como organizar os documentos do escritório de advocacia, veja como economizar dinheiro e otimizar seu tempo com o uso da tecnologia na advocacia.
