Advogados que administram o próprio escritório precisam descobrir, diariamente, como reduzir custos no escritório de advocacia. As despesas não são poucas, mas há formas de diminuí-las. A partir do uso das ferramentas certas, a otimização de recursos financeiros e do tempo será uma consequência.

A primeira ação a realizar e que, muito provavelmente, você já tenha feito, é relacionar todos os gastos. Tanto os fixos quanto os variáveis. Essa gestão administrativa pode ser feita de maneira simples (em uma planilha no Excel, por exemplo) ou com o auxílio de um software de gestão. O importante é evitar erros e retrabalho. É essencial, também, que haja esse controle. Isso facilitará o entendimento sobre a saúde financeira do seu escritório de advocacia.

Estratégias para aprender como reduzir custos no escritório de advocacia

Não tem como reduzir os custos no escritório de advocacia sem o conhecimento prévio da situação financeira atual. Afinal, esse desconhecimento pode gerar um corte de gastos equivocados e aumentar a dificuldade em sustentar o escritório. Com certeza, não é o que um advogado deseja.

Portanto, reserve um tempo para comparar os rendimentos com as despesas. Essa é a primeira ação para que haja como reduzir custos no escritório de advocacia.

Concluído esse levantamento, é hora de fazer uma análise das despesas que podem ser cortadas ou simplificadas para gerar economia. E, ainda, é o momento de organizar melhor o seu dia a dia. Apenas um cuidado deve ser adotado: o de não descartar instrumentos necessários para a realização de um bom trabalho. Por isso, antes de simplesmente cortar gastos que parecem ser muito altos, reflita sobre o custo e o benefício dos recursos e das ferramentas que o escritório dispõe. E sobre o quão importante elas são para a execução de cada atividade.

Às vezes, ao deixar de utilizar uma solução de tecnologia para a gestão dos processos, por exemplo, em função do valor mensal do plano, o ônus gerado à equipe, que terá de gerenciar os prazos processuais de outra forma, pode acarretar em perdas maiores do que o valor investido na solução. Imagina, em função disso, perder o prazo de uma causa importante, capaz de garantir a rentabilidade do escritório? Por este motivo, os cortes de despesas tê de ser feitos de maneira inteligente.

Há como reduzir custos no escritório de advocacia nas despesas fixas?

Geralmente, advogados que possuem uma sala própria precisam arcar com a manutenção do imóvel. Já os que atuam em ambientes locados, têm de contabilizar o valor mensal do aluguel. Além disso, há que se considerar o imposto e outras despesas que são de responsabilidade do locatário.

Em ambos os casos, é preciso calcular os valores cobrados pelo consumo de água, luz, telefone e internet. E, embora pareça insignificante, há que se considerar no cálculo o valor destinado à compra do café, do suco e da água que você, seus clientes e demais pessoas da equipe consomem.

É muito comum esses gastos serem considerados como sem importância. Mas, ao colocar na ponta do lápis, podem ser eles alguns dos vilões que estão consumindo a renda do escritório de advocacia e baixando a margem de lucro. Assim, por mais que pareça que não, cuidar com esses gargalos pode fazer a diferença nos ganhos no fim do mês. Isso deve, inclusive, fazer parte da política de contenção de gastos do escritório.

É difícil um advogado não ter de contratar uma secretária ou recepcionista, e, em alguns casos, um estagiário para auxiliá-lo. O profissional tem de se lembrar de incluir o salário ou bolsa de estudo pago para cada um deles no seu custo de operação.

Também há que se considerar os gastos com deslocamentos, que fazem parte da rotina de trabalho de qualquer advogado. Atualmente, a tecnologia atua, também, a favor disso. Ou seja, evita que você precise sair do seu escritório, da sua casa ou do compromisso em que estiver para assinar um documento, por exemplo.

Todas essas situações ocupam boa parte do tempo dos advogados, que precisam parar para planejar e organizar suas finanças, além da agenda. Quanto mais meios e ferramentas puderem ser utilizadas para dirimir essas questões, melhor, certo?

Como reduzir custos no escritório de advocacia e ter menos preocupações

Em médio e longo prazo, o resultado da adoção de uma política de economia poderá ser melhor observado. Até lá, é preciso manter a consistência nas ações, ser conservador quanto à aplicação das medidas e buscar novas possibilidades para que a assistência jurídica prestada pelo escritório mantenha a qualidade.

Muitas das soluções, inclusive, podem potencializar o crescimento do escritório de advocacia. Ou seja, ir muito além do que simplesmente uma medida cautelar de sobrevivência.

Veja quais são as possibilidades, não só para saber como reduzir custos no escritório de advocacia, mas, também, para diferenciar a forma de atuação.

1. Optar por um coworking ou escritório compartilhado

Os coworkings ou escritórios compartilhados dispensam a necessidade de administrar o pagamento do salário de uma recepcionista ou de uma secretária, e das contas de luz, internet, telefone, café, suco e água. Advogados que atuam nesses espaços precisam manter-se atentos, apenas, ao pagamento do valor relativo ao período de utilização do local. Esse valor, muitas vezes, já inclui tudo o que foi listado anteriormente e dá o direito de usufruir de algumas outras vantagens, dependendo do pacote de serviços que for contratado.

É importante escolher um local que seja bem localizado e condizente com aquilo que você considera como ideal para advogar. Tenha em mente que o investimento destinado à contratação do coworking ou escritório compartilhado também deve estar adequado ao seu orçamento.

2. Trabalho remoto

A opção de muitas empresas, atualmente, até para reduzir custos, é o trabalho remoto. Ou seja, os membros de uma equipe não precisam estar juntos, em um mesmo local, para executar suas tarefas. Cada um pode estar na própria casa, desde que se comprometa a realizar as entregas no prazo acordado e se comuniquem muito bem com os colegas.

Advogados que não abrem mão de ter uma secretária podem adotar este mesmo modelo de trabalho. Ou então, ela pode atuar no coworking com você, no período em que estiver lá. E atender remotamente na outra parte do tempo.

Nessa modalidade, fazer home office também é uma alternativa. Afinal, os custos com locação ou compra do espaço, internet, luz, água, já estão, de certa forma, pagos. Pois, isso tudo já está incluso no seu custo de vida pessoal. E a mudança nos valores das contas que você paga, habitualmente, não será tão grande por estar trabalhando em casa.

Trabalhar em casa também economiza tempo, já que não é preciso se deslocar para chegar ao escritório ou coworking. O dia de trabalho pode render mais, nesse caso, desde que haja cuidado e organização para não se distrair com demandas e preferências pessoais.

3. Agenda digital

Ter uma agenda digital ajuda a organizar o trabalho. Você pode abri-la para seus clientes, para que eles mesmos marquem o melhor horário para conversar com você. Isso não quer dizer que você perderá o controle sobre seu tempo.

Os sistemas de agenda digital, geralmente, permitem bloquear os horários em que você não está indisponível.  Assim, caso seja necessário se concentrar em uma determinada tarefa, em um determinado dia, você pode fechar a agenda nesse período para que ninguém possa agendar mais nada nesse momento. E os recursos necessários para isso serão os que você vai usar para todas as outras situações de rotina: um computador, tablet ou smartphone com acesso à internet.

4. Digitalização dos documentos

Sim, advogados têm muitos papéis para guardar. Mas, hoje, existem aplicativos, inclusive para o celular que, escaneiam documentos. Dessa forma, você pode arquivar tudo em ambiente online, organizado em pastas, por clientes, reduzindo os custos com cópias, papéis, insumos para impressora e manutenção de equipamentos. Também precisará de menos móveis para manutenção de arquivos.

5. Certificado Digital em ambiente online

Todo advogado, para poder assinar documentos digitalmente, precisa ter um certificado digital. Esse certificado, na maior parte das vezes, é armazenado em uma espécie de pen drive, no computador ou em smart cards.

Essas podem não ser uma forma muito segura de armazená-lo, pois, em caso de perda ou roubo, o advogado não tem como recuperá-lo. A única alternativa, nessas situações, é adquirir outro certificado.

Uma maneira de evitar este transtorno é obter uma plataforma que permita armazenar o seu certificado digital em ambiente online e seguro. Existem boas opções no mercado, com um bom custo-benefício.  A utilização desse tipo de solução também representa uma redução de custo, a longo prazo. Até porque, em caso de perda ou roubo, por meio da plataforma é possível recuperar o certificado, sem custo adicional.

6. Transporte alternativo

Em muitas situações, advogados usam o próprio carro para se deslocar e arcam com os custos referentes ao abastecimento, manutenção do veículo e estacionamento. É possível reduzir as despesas com gasolina, oficina e demais necessidades despendidas pelo carro com o uso de transporte alternativo. A Uber, por exemplo, opera na maior parte das cidades do Brasil, assim como a 99Pop. É uma forma de se locomover de maneira confortável, com baixo custo.

7. Reuniões online

Muitas das reuniões com clientes ou profissionais de outros escritórios de advocacia podem ser feitas pela internet, via Skype, Hangouts, GoToMeeting e outros chats de vídeo. O único recurso necessário para utilizá-los é uma boa conexão à internet. É uma maneira de não só economizar com deslocamento, como de otimizar o seu tempo, do seu cliente ou do seu colega.

8. APLICATIVOS PARA LIGAÇÕES E MENSAGENS

Atualmente, percebemos que o telefone é um meio de comunicação já pouco utilizado. Este quase desuso ocorreu naturalmente, em função das outras ferramentas disponíveis para entrar em contato com clientes e colegas.

Assim como as reuniões pode ser feitas por Skype, a solução da Microsoft também pode ser usada para fazer ligações. O WhatsApp também permite falar com outra pessoa, usando a internet para isso.

Os dois aplicativos também permitem a comunicação por meio de mensagem. Ou seja, é outra forma de se comunicar que é quase instantânea e que dispensa uma ligação. A única coisa necessária é ter acesso à internet.

Alguns escritórios de advocacia ainda conectam-se com os cliente pelo Slack. Os advogados integram-se às equipes de trabalho para acompanhar os acontecimentos e se por à disposição para qualquer consultoria que se faça necessária.

Todos esses são meios alternativos de reduzir os custos no escritório de advocacia com telefone. Afinal, quem trabalha sem internet hoje em dia?

9. Avaliar novas ferramentas de trabalho

As tarefas executadas no tempo certo não só reduzem o custo no escritório de advocacia com o tempo dedicado a cada cliente, como também aumentam os ganhos. O motivo é muito simples: quanto mais tempo disponível a equipe tem, mais demandas, de novos clientes, podem ser absorvidas. E mais clientes pagando honorários em dia, contribuem para que a receita do escritório de advocacia seja maior.

Muitas das tarefas rotineiras e manuais relacionadas à gestão e administração do seu escritório de advocacia podem ser automatizadas. Existem diferentes softwares disponíveis no mercado, desenvolvidos para gerir estas questões. Pesquise sobre essas soluções, avalie os investimentos necessários para utilizá-las e se elas estão de acordo com a legislação vigente antes de optar por uma delas. Pense que o tempo que levará para escolher a ferramenta ideal para você é um investimento que facilitará seu trabalho.

10. AnalisAR, analisAR, analisAR

Advogados estão habituados a fazer análises para os clientes, análises de Direito, entre outras. Esse hábito pode ser levado para as finanças do próprio escritório, pois diminuir custos também depende de sempre estar acompanhando a situação em tempo real.

Como está a rentabilidade do escritório? Será que agora é possível investir em novos serviços, que tragam mais clientes? Quanto será necessário investir nisso? Qual é o retorno que posso obter? Esse retorno é maior do que o investimento que vai ser necessário?

Todas essas perguntas precisam ser respondidas, com algumas variações, dependendo da ação que está sendo planejada.

11. CuidAr do principal ativo

Inovação é um assunto sempre em alta. Caso você pare para observar, todas as dicas para aumentar a rentabilidade de qualquer negócio dizem que é preciso inovar.

Mas, o que se esquece é que inovar nem sempre significa ter uma ideia mirabolante e revolucionária. Algo simples, já é o suficiente para gerar um impacto diferente. E essas iniciativas, nem sempre, precisam utilizar recursos do escritório de advocacia.

Em geral, o cliente já se sente muito satisfeito quando é bem atendido e têm as demandas solucionadas com rapidez e eficiência. Não só as relacionadas a processos, mas a eventuais dúvidas e esclarecimentos que ele tenha e precise elucidar.

Alguns dos novos escritórios de advocacia estão investindo nisso para ganhar novos clientes e fidelizar os existentes. É algo que demanda tempo, e mesmo que o seu tempo tenha um custo (não estar com a família, por exemplo) é diferente de ter de encontrar formas de pagar a conta no fim do mês.

12. Contratar ajuda ou aprender novas habilidades

Aprender novas habilidades é sempre enriquecedor. Então, a questão maior é avaliar o que vai trazer mais resultado em menos tempo para a redução de custos. Pois, aprender todas as questões que envolvem processos seletivos e cálculos da folha de pagamento pode evitar que seja necessário contratar um serviço terceirizado para fazer esse gerenciamento. Por outro lado, às vezes, o tempo dedicado ao aprendizado pode exigir que se atenda menos clientes, o que pode fazer com que a rentabilidade do escritório seja menor. Por isso, é preciso pesar o que é mais vantajoso, nesse caso.

Uma outra situação que exemplifica esse tópico está relacionado ao atendimento de clientes fora da cidade em que você atua. É realmente a melhor solução você pegar o seu carro, dirigir até uma cidade próxima e dedicar uma parte do seu dia ao atendimento de um único processo? Às vezes, mediante o gasto de todo esse deslocamento, compensa orçar o valor para contratar um correspondente jurídico. Alguns atuam por demanda, o que facilita, e muito, o trabalho do advogado, nessas ocasiões.

13. Compartilhar soluções

A pergunta sobre como reduzir custos no escritório de advocacia também pode ser respondida com esta solução: compartilhamento.

Você quer contratar um software jurídico, mas o custo está muito alto? É possível encontrar um colega, com o mesmo problema, e dividir com ele a mensalidade para a contratação do serviço. O mesmo pode ser feito com a recepcionista, secretária ou estagiário. O valor do salário, bolsa de estágio e encargos trabalhistas podem ser divididos entre vocês, mesmo que vocês não possuam uma sociedade formalizada e nem tenham o interesse em formalizar uma. É só uma questão de seguir a dica de número 10: analisar, analisar, analisar.

Entendeu como reduzir custos no escritório de advocacia? Tenha certeza de que se você colocar nossas sugestões em prática, isso vai controlar os gastos e impactar positivamente no seu trabalho!