Controle financeiro para advogados: as melhores práticas para usar no escritório

Controle financeiro para advogados: as melhores práticas para usar no escritório

Saber como fazer o controle financeiro do escritório de advocacia é algo que todo advogado deveria aprender já na graduação. Mas, infelizmente isso ainda não acontece. Ou, então, são poucas as iniciativas das universidades nesse sentido. Assim, o jeito é o advogado buscar esse conhecimento. Melhor se for enquanto ainda é um estudante, pois há maior tempo hábil para entender como a gestão financeira funciona. Contudo, nada está perdido se a busca por essa habilidade só acontecer no momento em que existir um interesse real em abrir o próprio escritório de advocacia. O importante é que ela aconteça de alguma forma e amplie o entendimento do advogado sobre o tema.

Geralmente, a preocupação maior, quando o assunto é finanças, é em manter longe do vermelho as contas que é preciso pagar: luz, água, telefone, internet, aluguel, materiais de escritório e algumas outras. Porém, é pouco provável que nessa lista estejam inclusos os honorários advocatícios, ou seja, o “salário” do próprio advogado. Portanto, é quase certo que as finanças pessoais estarão misturadas com as profissionais até que o advogado se dê conta de que elas têm de ser colocadas cada uma em seu lugar.

Fazer esse cálculos é mais fácil quando o escritório é composto por um só advogado. Por outro lado, o ônus desta escolha em trabalhar sozinho é ter de cumprir com todas as tarefas, já que não há ninguém com quem compartilhar. E ter de organizar desde os prazos ao acompanhamento dos processos, até a gestão financeira, pode fazer com que haja uma sobrecarga.

Por isso, pode ser interessante ter um sócio. Dessa forma, há com quem dividir responsabilidades. Agora, elevar esse número para requer cautela. Antes de mais nada, é preciso pensar em como vai ser o planejamento disso para nada dar errado.

Ideias para por em prática e ter um bom controle financeiro

1. Fazer você mesmo ou terceirizar

O controle financeiro do escritório de advocacia levado a sério não é feito pela secretária. De fato, muitos escritórios deixam essa responsabilidade para quem ocupa a função de secretariar e não de contabilizar. Isso pode ser um erro, além de transferir a sobrecarga. Para não ter de cometer algo assim, há duas alternativas:

  1. liberar um período da agenda para todas as semanas, no mesmo horário, verificar as questões relacionadas ao controle financeiro;
  2. contratar um estagiário da área de contabilidade ou administração para dar suporte ao escritório nesta parte da gestão;
  3. terceirizar a atividade para um escritório de contabilidade no qual se tenha confiança.

Obviamente, qualquer que seja a opção, haverá um ônus. Pode ser atender menos pacientes, pode ser ter de arcar com o salário do estagiário, pode ser ter de incluir nos custos do escritório o acordado com a contabilidade. Antes de decidir, o mais adequado é entender qual será o custo em comparação com o benefício. Pois essa avaliação é exclusiva de cada escritório. Significa que o que pode funcionar para um não é o que vai dar certo no outro.

2. Ter uma política para o contrato dos honorários

Todo advogado sabe que há diversas maneiras de cobrar os honorários advocatícios dos clientes. Mas, ter tantas formas de cobrança, com cada profissional negociando o contrato de honorários de uma forma, pode gerar uma demanda financeira complexa e difícil de calcular.

É muito fácil ter um bom controle financeiro a partir do momento em que for definido como o advogado vai receber seus honorários. Não precisa haver uma forma única, mas poucas, que seja simples de contabilizar. Assim, fica até mais fácil de projetar ganhos para o escritório.

3. Criar uma segmentação das receitas

É muito comum as contas do escritório serem feitas de forma geral, sem que seja observado quanto cada cliente está pagando de honorários e a qual área do Direito está relacionado o ganho, por exemplo.

É certo que a visão global é essencial. Entretanto, entender pelo o que o global é formado gera indicadores para o escritório de advocacia que podem sinalizar quem interessa manter como cliente e em que área é possível investir mais. Essas informações podem contribuir muito para o planejamento do escritório de advocacia.

4. Preservar parte do lucro

É fato que parte  (quando não a maioria) dos escritórios abre as portas com recursos suficientes para pagar as contas. Embora no início seja assim, com o tempo e planejamento, há uma tendência de tudo melhorar. Quando esse momento chega, algo que precisa ser feito é dividir os ganhos. Uma parte é destinada para pagar as contas do escritório. A outra é para os advogados. E a quantia que permanece deve ser direcionada para um fundo reserva.

Caso o advogado queria ser mais precavido, esse percentual destinado ao fundo reserva pode ser acrescentado ao valor estipulado no contrato dos honorários, de forma que a partir do primeiro cliente o fundo já pode se formar. É tudo uma questão de planejar.

Algo que pode contribuir para o planejamento do controle financeiro é o eBook Manual da gestão financeira para o escritório de advocacia. O material contém várias outras dicas para que os escritórios de advocacia sejam economicamente sustentáveis.

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