Com a chegada da tecnologia, do processo eletrônico e da certificação digital, a rotina do advogado mudou. Mesmo com tantos avanços, problemas de produtividade são constantes no cotidiano dos profissionais de direito.
Atendimento aos clientes, reuniões, petições e processos são algumas das atividades de um advogado. Para conseguir realizar todas essas tarefas, manter a organização no trabalho é essencial para não perder prazos de processos ou esquecer obrigações.
Como aumentar o aproveitamento e atingir os objetivos
1. Sua agenda organizada e compartilhada com a sua equipe
Ter uma agenda, com as indicações dos principais eventos do dia, ajuda a organizar e a lidar com imprevistos. Utilize uma agenda ou pauta (diária ou semanal), compartilhada com toda a equipe, para estabelecer o que cada um está fazendo e os prazos para cada um cumprir sua tarefa.
2. Estabeleça prioridades
Além de registar os seus compromissos, é importante que eles sejam definidos por prioridades na sua agenda. Estabelecer prioridades ajuda a visualizar como será o seu dia e deixa você preparado em caso de imprevistos.
A chave é escolher as tarefas que causarão um impacto maior na concretização dos objetivos e deixar as que podem esperar. Dessa forma, fica mais fácil se concentrar no que é mais importante. Depois que as atividades prioritárias forem executadas, a próxima tarefa é executada, sem a preocupação por ter deixado algo inadiável pela metade. Hoje, existem várias ferramentas que podem ser usadas como apoio na gestão do tempo e automatizar algumas rotinas do seu escritório.
Caso aconteça alguma situação fora do planejamento, seja flexível na organização da agenda e faça o remanejamento de atividades. Mas seja realista e lembre-se de inserir, em sua lista diária, apenas tarefas que possam ser executadas. Assim, você gerencia melhor o seu tempo e pode começar outras atividades sem a sensação de que não cumpriu alguma meta.
3. Ações para cada período do dia
Prezar pela pontualidade em todos os compromissos, profissionais ou pessoais, é um passo importante para a gestão do tempo e da produtividade.
Estabelecer uma rotina com horário fixo ajuda a manter a concentração em cada tarefa, de modo independente, e conseguir o máximo de eficácia ao cumpri-la.
Embora seja complicado estabelecer esse horário fixo, principalmente pelo fato de cada processo ter suas particularidades, algumas boas práticas para melhorar essa questão são estipular um tempo médio para reuniões e atendimentos aos clientes, estabelecer períodos de tempo durante o dia para realizar tarefas rotineiras como verificar e-mails, fazer ligações necessárias e até mesmo para montar sua agenda do dia seguinte.
4. Esteja sempre em contato com os clientes
Manter uma rotina de envio de relatórios com o andamento dos processos é importante para o cliente. Isso fortalece o relacionamento e a confiança. Também evita o excesso de reuniões e ligações. Lembre-se sempre: a melhor forma de conseguir novos clientes é recebendo indicação dos seus clientes atuais. Portanto, eles precisam estar satisfeitos com o seu trabalho.
5. Faça pausas e tenha um hobby
É muito importante fazer pausas frequentes para descansar o seu cérebro e manter a concentração, por mais que pareça ser produtivo trabalhar por longos períodos.
Fazer pausas ao longo do dia é fundamental para manter o ânimo e renovar as energias para a rotina de trabalho. O ideal é estabelecer pequenas metas dentro de cada atividade e fazer pequenas pausas ao cumpri-las.
Aproveite as paradas para fazer ligações, conferir as mensagens ou tomar um cafezinho. Mas lembre-se: ter foco é o mais importante para a produtividade. Nenhuma dessas pausas deve se estender além do tempo determinado.
Ir ao cinema, praticar um esporte, ler, ir à praia… escolha um momento para se dedicar a alguma atividade que você gosta. Isso ajudará a melhorar a gestão do seu tempo e a manter o foco no dia a dia.
6. Diminua as possibilidades de distração
Lembre-se da dica número três: estabelecer períodos definidos para cada atividade. Checar o celular a cada nova mensagem ou as redes sociais, sem um objetivo definido, prejudica a execução das atividades, pois essas distrações acabam tomando muito mais tempo que o necessário.
7. Invista em especialização
Investir em cursos para atualizar seus conhecimentos é essencial para o exercício da profissão de advogado, já que as constantes mudanças na legislação são desafiadoras. Além disso, estas oportunidades de qualificação e especialização ajudam a manter e aumentar a rede de contatos, proporcionando condições para novas oportunidades.
8. Questione tudo
Fazer perguntas constituem uma maneira valiosa de avaliar a situação, analisando opções e evitando erros. Assim, você não deve fazer suposições. Faça perguntas.Esteja disposto a ouvir as respostas e aceitar a possibilidade de que pode ter de mudar os rumos para chegar aos resultados pretendidos no início do seu planejamento.
9. Quando estiver em dúvida, a resposta é decidir
Determinação é sempre melhor do que procrastinação. A ação traz aprendizado. O aprendizado pode levar a melhores decisões na sequência do projeto. Além disso, esta ação, energiza outros membros da equipe, mostrando que a ação é melhor do que sentar e esperar.
Um teste é uma maneira simples de avaliar se uma ideia funciona ou não. Mas nem sempre isso é possível, não é mesmo? Nesse caso, seja corajoso e decida!
Esperamos ter ajudado você a refletir sobre sua rotina e ações do dia a dia que afetam a produtividade.
