Organizar documentos em pastas evita o caos no escritório de advocacia. Pois, torna mais fácil encontrar tudo o que é necessário quando se precisa. Portanto, caso ainda não tenha organizado essa parte (importante!) no seu escritório, comece a mudar isso com as dicas que vem a seguir! Dessa forma, o seu dia a dia até vai ser outro!
Juntar, juntar e juntar papéis em cima das mesas, dentro de gavetas e onde mais der, sem ter ordem para nada, é um mau hábito, principalmente para profissionais como advogados, que tem de lidar com um série de documentos que nem são seus. É uma responsabilidade que pode ser honrada com organização.
Até porque, ter de pedir ao cliente para providenciar aquele documento que ele já te enviou incontáveis vezes transmite uma imagem negativa de desorganização. E uma imagem negativa é o suficiente para abalar a confiança. Então, caso um dos seus objetivos seja captar clientes, organizar os documentos do escritório em pastas também trará benefícios nesse sentido. Principalmente porque clientes que estão satisfeitos e confiam no advogado costumam recomendá-lo para outras pessoas que solicitam indicações de bons profissionais.
Portanto, esqueça essa ideia de que colocar tudo no lugar é muito trabalhoso. Ainda mais com as nossas dicas, você vai ver como organizar os documentos é mais fácil do que você imagina!
Como organizar documentos em pastas em 5 passos
1. Comece e termine!
Decidiu que é hoje que você vai começar a organizar os documentos em pastas no escritório de advocacia. Muito bem! Então, comece e não pare até terminar! Sabe por quê?
Sempre que uma pessoa inicia algo e permite interrupções, dificilmente ela retoma a atividade de organização. Para que isso também não aconteça com você, crie meios para não ser interrompido. Desligue o celular. Não acesse o e-mail. Avise a quem trabalha com você que naquele dia você estará focado nas demandas internas e indisponível para atender a situações externas. Não permita que nada esteja agendado para este dia. Mas, caso já haja algum compromisso, segure a empolgação e espere surgir um outro momento para começar a organização. Melhor esperar um pouco mais do que deixar tudo pela metade. 😉
2. Faça a triagem dos papéis
As mangas estão arregaçadas? Ótimo! Um bom jeito de começar é fazendo uma triagem. Qual documento pertence a que cliente? Caso isso já esteja mais ou menos encaminhado, pegue a pilha de papel de cada processo e avalie: quais documentos é necessário manter? Quais podem ser devolvidos ao cliente? E de quais é possível se desfazer?
Sempre que um processo sob sua responsabilidade encerrar, esse trabalho de manutenção e limpeza dos arquivos deve ser realizada. Assim, fica tudo mais organizado e ganha-se mais espaço no escritório, sem contar que o tempo dedicado a organizar documentos em pastas se torna bem menor com esse simples hábito de fazer a triagem sempre que possível.
3. Categorize para organizar documentos em pastas
Aqui não há mistério. Como você já sabe a qual processo e cliente pertencem os documentos, por já ter feito a triagem, torna-se fácil criar uma categorização.
Para começar, é bom definir em qual móvel e parte do escritório de advocacia os documentos permanecerão arquivados em pastas. Em muitos escritórios são usados armários, próximo às secretárias ou recepcionistas, para guardar os papéis. No entanto, é preciso avaliar o que faz sentido no seu caso, no seu escritório. O importante é concentrar os documentos para saber onde estão quando há necessidade de usá-los.
4. Use pastas com elástico ou suspensas
Normalmente, em escritórios de advocacia que já estão organizados, os documentos físicos são guardados em pastas suspensas, feitas de papel. Muito provavelmente porque são mais flexíveis e uma boa solução para dar conta da quantidade de documentos que um processo envolve. Entretanto, por ser um material não rijo, é muito fácil essas pastas rasgarem. Ou todos os documentos caírem no chão na hora em que forem manuseadas, devido a instabilidade desse tipo de pasta. Por esta razão, é preciso ter cuidado na hora de pegar um processo para consulta.
Com as pastas plásticas, com elástico, a dinâmica é outra. Quando o advogado retirar uma delas de uma gaveta, por exemplo, não terá de se preocupar se todos os papéis terão como destino o chão. A questão é que elas têm espaço limitado, o que pode exigir que a documentação de um processo tenha de ser dividida em duas pastas para ser guardada. Por outro lado, E na lateral dessas pastas é possível colar a identificação de maneira bem visível.
Enfim, as duas opções têm vantagens e desvantagens. Assim sendo, cabe a você decidir com qual prefere contar no dia a dia do escritório de advocacia.
5. Documentos digitais ou digitalizados também precisam ser organizados!
Agora que os documentos físicos estão em ordem, é hora de sentar em frente ao computador para organizar documentos em pastas digitais.
O princípio para fazer isso segue o mesmo das dicas para as pastas físicas. Nesse caso, porém, a decisão não é sobre que tipo de pasta usar, e sim se as pastas estarão salvas em rede, em um computador específico ou na nuvem.
A nuvem costuma ser um ambiente seguro e de acesso mais fácil. Existem serviços gratuitos e outros que são pagos. Dessa maneira, é preciso avaliar se vale o custo em comparação ao benefício.
O importante é que essa organização siga a mesma lógica das pastas físicas. Com isso, fica fácil localizar o documento necessário em qualquer ambiente.
Nossas dicas inspiraram você a organizar melhor o seu escritório?
