Assinar um documento digitalmente é um meio de diminuir a quantidade de papel que é necessário guardar no escritório de advocacia. Além disso, é uma forma de eliminar a burocracia do dia a dia do advogado.

Afinal, advogados que já possuem um certificado digital, já não precisam mais ir até o cartório para autenticar a assinatura para que o documento seja válido juridicamente.

Essa facilidade existe no Brasil desde 2011. Surgiu, primeiro, para agilizar os processos junto à Receita Federal e o acesso à informação. Mas, a  Lei nº11. 419 ampliou o uso dos certificados digitais. Desde então, eles podem ser usados para que advogados possam assinar um documento digitalmente.

Entretanto, somente certificações digitais que estejam adequadas ao padrão determinado pela Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP-Brasil) tem autorização para serem utilizados na assinatura digital de documentos.

Uma forma de saber se o certificado atende às normas é consultar, no site da própria ICP-Brasil, quais são as Autoridades Certificados (ACs) cadastradas na entidade com consentimento para emitir certificados digitais. Na página, consta a relação de todas as ACs credenciadas à ICP-Brasil. E todas elas podem emitir certificados digitais tanto para pessoas físicas (e-CPF) quanto para pessoas jurídicas (e-CNPJ).

A diferença entre um e outro é que o e-CPF pode ser utilizado por profissionais autônomos, como advogados. Ou seja, não é preciso necessariamente ter uma empresa para poder obter um certificado digital. Mesmo no caso de o certificado ser emitido para uma empresa, é uma pessoa quem estará vinculada a ele. Nesse caso, a mesma pessoa que consta como sendo a responsável pela empresa na Receita Federal.

Portanto, não há como desvincular o certificado de uma pessoa. Alguém será responsável por ele e terá os dados associados à certificação. Por isso, o certificado deve ser salvo com segurança. Nisso, um software pode ajudar.

Como escolher um software para assinar um documento digitalmente?

Antes de pontuar o que observar em um software para assinar documentos digitalmente, algo precisa ficar claro.

As normas do ICP-Brasil são muito rígidas. Dessa forma, todo certificado digital que é emitido ganha não só uma, mas duas chaves criptográficas. E uma chave só funciona em contato com a outra. Não há como utilizar uma chave privada com outra chave pública. O certificado digital não assinará nenhum documento se o par não estiver correto.

E cada pessoa recebe um par de chaves exclusivo, ou seja, só seu. Com isso, a assinatura de cada pessoa permanece sendo única. Ninguém poderá reproduzi-la de nenhuma forma.

O certificado digital também é protegido por senha (PIN). Essa senha garante a autenticidade, a integridade e o não repúdio da assinatura digital.

Então, por que escolher um software para assinar um documento digitalmente? Pelas seguintes boas razões:

Mais segurança

O certificado digital, após emitido, pode ser salvo em três tipos de mídia, token, smart card (que requer uma leitora de cartão) e no próprio computador do seu portador. Como o token é semelhante a um pen drive, como tal, pode ser facilmente esquecido ou perdido. O smart card requer que a leitora de cartão também sejam sempre carregada pelo advogado para onde ele vai. Na pressa, ela pode ser facilmente deixada em casa ou no escritório, ou em outro local. Já o computador, basta necessitar que seja formatado para que o certificado se perca.

Como o advogado pode trabalhar à mercê desses contratempos? Por isso, um software pode ser uma alternativa interessante. Nada disso ocorre com a assinatura protegida em ambiente online.

Fácil acesso

Lembra do que foi dito acima? De que o advogado pode ficar dependente de um token, smart card (que requer uma leitora de cartão) ou do seu computador para poder assinar um documento digitalmente? Mesmo sendo dispositivos móveis que, aparentemente, trazem mobilidade, ainda assim eles restringem o acesso do advogado ao certificado digital. Pois, sem eles, não há como assinar qualquer documento.

O software muda essa realidade a partir do momento que permite ao profissional do Direito acessar o certificado digital de qualquer computador com conexão à internet, de maneira descomplicada.

Compatibilidade

Receita Federal, Sistema de Automação da Justiça (e-SAJ) e home banking são apenas alguns dos meios com os quais o software é compatível. Isso torna o advogado livre para usar o certificado sem qualquer preocupação.

Manutenção do certificado

Perdeu o certificado? Não sabe onde deixou o token? Não faz ideia de em qual lugar está a leitora de cartão? O computador está com algum problema que não liga?

É difícil trabalhar quando esses contratempos surgem, não é mesmo? No entanto, um software permite deixar isso tudo de lado. Por uma simples razão: não depende de qualquer dispositivo para operar.

Como tudo está salvo na nuvem, tudo o que o advogado precisa se lembrar é do seu login e senha para acessá-lo e utilizar o certificado, mesmo sem token, sem smart card e sem o computador.

Então, parece uma boa ideia testar um software para assinar um documento digitalmente? O Cofre Virtual está à disposição para esse teste.

Entenda melhor como ele funciona por meio deste guia do Cofre Virtual: Razões para manter o certificado digital seguro na nuvem. E aproveite para tornar o dia a dia mais leve no escritório de advocacia.