á quase duas décadas que a assinatura eletrônica de documentos no Brasil ganhou validade jurídica. Desde que a Medida Provisória 2.200-2 entrou em vigor em agosto de 2001, vários negócios, entre eles os escritórios de advocacia, puderam diminuir a dependência do papel. Conforme uma reportagem da revista Exame revela, ainda, que a certificação digital reduziu em até 97% o período necessário para a tramitação de documentos. E também que o crescimento de quem investe na assinatura eletrônica de documentos pode ter um aumento superior a 60% na produtividade.
Por que a assinatura eletrônica de documentos melhora os resultados do escritório de advocacia?
Existem alguns fatores que influenciam no alcance dos resultados mostrados na revista Exame.
1. O papel deixa de ser necessário
Sem precisar imprimir, fazer cópias, organizar envio e arquivar fisicamente os documentos, o advogado pode alterar o fluxo de trabalho. Essa mudança torna a execução das tarefas mais ágeis, já que basta elaborar a petição inicial, assiná-la com o certificado digital e enviá-la eletronicamente para o Tribunal. Além do tempo e dos custos com insumos para o escritório, essa mudança na forma de realizar as atividades reduz as despesas com a logística. Ou seja, outro efeito da realização da assinatura eletrônica de documentos é a otimização dos processos.
2. Ganho de velocidade no trânsito de documentos
As pessoas que necessitam de assistência jurídica querem ter a sua questão solucionada, mas não tem paciência para a burocracia. Pois ter de sair de casa ou do trabalho para imprimir a procuração e autenticá-la em um cartório já desperta um desgosto só de imaginar. E como alguns clientes possuem um certificado digital para si, sentem-se melhor atendidos quando o advogado também o possui e tudo pode ser solucionado em poucos cliques, com uma simples troca de e-mails. Certamente, isso aumenta o grau de satisfação e o advogado ganha um cliente fiel.
3. Segurança contra fraudes
O nível de segurança da assinatura eletrônica de documentos com o certificado digital não há como ser discutido. Ainda mais que todo contrato, procuração ou petição assinada dessa forma não pode mais ser alterada. Qualquer tentativa de adulteração invalida o documento. Portanto, ter esse tipo de assinatura é uma forma de proteger a idoneidade do advogado e a do cliente. E não há como qualquer documento ser assinado sem o conhecimento do profissional, caso ele utilize alguma plataforma para realizar as assinaturas. Algumas, como o Cofre Virtual, por exemplo, mantêm o registro das assinaturas realizadas. Essa informação pode ser acessada a qualquer tempo de um smartphone, tablet ou computador. É um jeito de o advogado ter total controle das operações envolvendo assinaturas que realiza.
É provável que a curiosidade, agora, seja em relação a quanto custa para poder assinar um documento eletronicamente e dispor de tantas facilidades. Sem mais demora, a resposta está na sequência.
Finalmente, quanto custa a assinatura eletrônica de documentos?
A assinatura eletrônica atende à diversas funcionalidades de que os advogados necessitam:
- assinatura de contratos;
- assinatura de documentos jurídicos;
- assinatura de formulários;
- para a realização de operações bancárias.
A sua associação a um certificado digital a torna ainda mais confiável e segura. Em resumo, é porque a certificação precisa ser reconhecida e homologada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Ele é emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) e tem prazo de validade mínimo de um ano. Depois desse período, é preciso providenciar a renovação.
Advogados que pretendem dispor da assinatura com certificado digital precisam preparar-se para investir, em média, R$ 110,00 para adquirir a certificação. Há dois caminhos para realizar a aquisição:
- entrar em contato direto com a Autoridade Certificadora;
- buscar uma solução de armazenamento na nuvem que garanta a proteção do certificado em um ambiente online e seguro.
No primeiro caso, tudo o que o advogado precisa fazer é dispor do respectivo valor para entrar em contato com a AC e seguir as orientações para aquisição do certificado digital. Nenhum valor a mais será cobrado se a opção escolhida for contratar o certificado por intermédio de uma Autoridade. No segundo, o advogado terá que acrescentar R$ 190,00 na compra de uma solução como o Cofre Virtual. A princípio, o total de investimento é de aproximadamente R$ 300,00. Sobretudo, porque é realmente um investimento. Entenda, de uma maneira curta e rápida, os motivos dessa afirmação.
Três fortes argumentos para sempre contar com o Cofre Virtual
- o advogado não passa mais pelo transtorno de esquecer ou perder o certificado digital;
- caso aconteça de o computador ser esquecido em algum lugar, ter sido perdido ou roubado, o certificado digital continua seguro, protegido pelas senhas do Cofre Virtual, autenticação e recuperação;
- o advogado não precisa se preocupar com compatibilidade. O Cofre Virtual é integrado tanto com o Sistema de Automação da Justiça (SAJ), quanto com os demais sistemas usados pelo Tribunais.
