Grande parte do trabalho dos advogados resulta em ações que também dependem de uma boa gestão de processos judiciais para seguir o fluxo natural do Judiciário para serem resolvidas. Um prazo que o advogado perde já aumenta esse prazo e deixa o cliente na expectativa. Há o risco de gerar uma insatisfação que os advogados que controlam seus processos conseguem minimizar. São boas práticas, fáceis de implementar em todo escritório de advocacia que se interessa em reduzir os possíveis  problemas que podem ocorrer pela falta de gestão de processos judiciais.

Alguns advogados autônomos, e até departamentos jurídicos, usam como meio de controle dos processos as planilhas feitas em programas como o Excel ou Google Sheets. Essas ferramentas são boas no início, porém, quando o volume de processos, o número de clientes ou ambos aumenta, essas planilhas correm o risco de não ser atualizadas corretamente e apresentar falhas que, talvez, sejam percebidas tarde demais, o que demonstra que elas não são um recurso completamente viável.

De que forma realizar uma gestão de processos judiciais efetiva, então? A resposta está na próxima parte do texto, separada em tópicos, para ficar mais fácil de compreender as técnicas sugeridas.

Como fazer uma gestão de processos judiciais eficiente

1- Contratar um software jurídico para fazer a gestão de processos

A tecnologia tem sido uma aliada dos advogados nos últimos tempos. Muitos dos programas desenvolvidos têm se inspirado na rotina dos advogados para oferecer aos profissionais o que eles precisam exatamente para ter um dia a dia mais tranquilo. E muitas das soluções entenderam que ter uma automatização para o controle dos processos judiciais pelos quais são responsáveis é algo que contribui muito para a rotina dos advogados. O SAJ ADV é uma dessas soluções. Além de organizar a gestão dos processos, o software ajuda no controle do tempo e dos prazos.

Cada plataforma oferece mais ou menos recursos. Algumas são até personalizáveis. Para um advogado que se preocupa em solucionar as demandas dos clientes, contar com alguma dessas ferramentas pode ser um diferencial importante. O escritório pode se tornar:

– Mais ágil na análise de processos;

– Mais econômico nos gastos de deslocamento;

– Mais produtivo, porque com tudo registrado, o advogado não precisa dedicar tanto tempo para compreender um processo.

2- Definir um padrão de organização para as informações

Com todas as informações bem organizadas, cada vez que o advogado precisar consultá-las, poderá fazer isso de forma mais rápida. E isso poderá ser notado no ganho de tempo no fim do dia, número de atividades que foram possíveis realizar ao fim da semana e do mês.

O padrão utilizado para organizar informações e documentos de cada processo precisa ser de fácil entendimento para todos. Caso contrário, o objetivo de ter uma gestão cada vez mais eficiente não se cumpre.

O melhor é pensar em algo que seja intuitivo. Por exemplo, ter as pastas organizadas pelo nome do cliente e não pelo número do processo ou vice-versa. A decisão deve ser baseada na preferência comum das pessoas que geralmente acessam os arquivos. Um cuidado necessário, nesse momento, é não burocratizar algo que está sendo feito para facilitar.

3- Ter uma rotina para atender às demandas da gestão de processos judiciais

Toda pessoa tem o hábito de confiar que se algo está automatizado, está sendo realizado. Realmente, com o discurso de que a tecnologia está à disposição para facilitar nossas vidas e despreocupar-nos, faz sentido confiar. Mas isso não significa que não possa haver um conferência de vez em quando. Afinal, sempre surgem novos clientes e novos processos e é preciso ter certeza de que a gestão desses processos judicais está de acordo com os parâmetros já existentes.

Essa conferência também ajuda a ter uma visão das atividades que estão na pauta do dia ou da semana e das que estão por vir, e avaliar se haverá uma sobrecarga ou se tudo poderá ser cumprido sem percalços. A gestão de processos judiciais feitas dessa forma contribui também para se ter uma visão do volume de trabalho que o escritório pode absorver caso surjam novas possibilidades.

4- Levantar os indicadores de produtividade

Não há como um advogado prever um crescimento na carreira sem saber qual é a sua capacidade de atendimento. Essa é uma das premissas dos indicadores de produtividade que, em certos casos, enfrentam resistência para serem levantados.

Compilá-los não significa que espera-se que o advogado atue de forma semelhante ao personagem de Charles Chaplin no filme Tempos Modernos. Representa apenas o desejo de poder planejar o momento atual e projetar o futuro. Perante uma gestão de processos judiciais eficiente, é possível obter e ter acesso a esses dados sem dificuldade, porque eles já fazem parte do fluxo de trabalho. Só é preciso parar para analisá-los. E essa avaliação pode ser feita de maneira descomplicada dentro da rotina de gestão.

Tudo o que este texto levanta é para que os advogados possam contar com as melhores ferramentas para o controle dos processos em seu ambiente de trabalho. Tem mais dicas interessantes no e-book Advocacia virtual: as melhores dicas para manter-se atualizado com segurança.