organizar seu escritório de advocacia

Aprenda a organizar seu escritório de advocacia de uma vez por todas!

Não importa por onde você começou a organizar seu escritório de advocacia, ele sempre precisará ser ordenado conforme surgirem novos processos, novos clientes, novas demandas e mais pessoas na equipe.

Caso contrário, você corre o risco de trabalhar no meio de uma pilha de papéis, documentos, sem controle sobre os recursos, investimentos e sem priorização. E, pior, ter de atender seus clientes no meio desse caos, com a cabeça confusa e sem foco. Quem gosta disso?

Sem dúvida, é bem melhor ter cada coisa em seu lugar. Mas planejar nem sempre é fácil, não é mesmo? São muitas coisas em que pensar, projeções a fazer, documentos para arrumar, pessoas para coordenar. Tudo bem. Entendemos isso e vamos ajudar. Listamos tudo o que você tem a fazer. Quando acabar, você vai ver como tudo é muito mais fácil do que imaginou.

É hora de arregaçar as mangas!

Organizar seu escritório de advocacia é mais fácil do que você pensa!

Uma organização bem-sucedida começa pelo entendimento de que seu escritório é seu negócio. Além de advogado, você é empreendedor e precisa pensar como tal. E o que fazem os empreendedores de sucesso? Eles se planejam muito bem! Então, antes de pastas para organizar arquivos, você vai é precisar de um computador com Excel ou Word para estruturar o seu planejamento estratégico.

Basicamente, o que você vai fazer é definir quais objetivos quer alcançar ao responde a três perguntas:

– Onde você está?

– Para onde quer ir?

– Como vai chegar lá?

Se for o caso, busque modelos de planejamento estratégico de outras empresas. O Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae) oferece um curso à distância de Planejamento Estratégico para Empreendedores que pode ser interessante para colaborar para organizar seu escritório de advocacia.

Feito isso, é hora de validar com os sócios, e quem mais fizer parte da equipe, o que foi planejado para que todos saibam para onde estão caminhando. Esse é o momento de alinhar expectativas e inspirar as pessoas a querer seguir com você. Lembre-se que a advocacia é feita por algumas pessoas, com a finalidade de salvaguardar os direitos de outras pessoas. Suscite esse sentimento para que a equipe trabalhe motivada e sinergicamente. Você vai perceber que até a produtividade alcança índices melhores quando todos entendem que estão atuando com um propósito, por uma causa.

Mas lembre-se de arrumar a casa, quer dizer, o escritório. Ter processos bem estabelecidos contribui para o bom desempenho da equipe. É importante que todos saibam, por exemplo, como é possível você assinar documentos quando está ausente do escritório. A resolução de questões aparentemente simples como essa, mas que podem impactar no bom andamento do trabalho, faz toda a diferença.

É a hora de encontrar soluções! A tecnologia tem ajudado bastante nisso. Muitos advogados têm resolvido essa questão das assinaturas com o armazenamento do certificado digital na nuvem. O Cofre Virtual faz exatamente isso: mantém o certificado guardado na nuvem, com total segurança, e permite que ele seja acessado de qualquer lugar em que o advogado esteja, desde que ele possua acesso à internet. Assim, caso alguém da equipe precise que uma petição seja assinada digitalmente pelo advogado com o certificado, só precisa enviá-la para que ele a assine e já a envie ao tribunal ou a devolva para que a equipe siga com o trâmite.

Ter essa comunicação é essencial para que os objetivos sejam, de fato, alcançados. Portanto, ela precisa estar bem estruturada e clara. Qual ferramenta será utilizada? Os acordos podem ser feitos verbalmente entre os membros da equipe? Ou melhor conversar por Skype, WhastApp ou e-mail? Quem toma as decisões quando você não estiver disponível e algum assunto não puder esperar? Tente prever tudo o que pode acontecer e estabelecer formas de todos se manterem informados para que nada seja levado adiante de maneira turva porque isso pode gerar problemas lá na frente. Cuidado!

Uma ideia é usar as reuniões periódicas para levantar essas questões com a equipe e ver com ela as maneiras que considera serem as mais eficientes para que haja uma comunicação efetiva. As reuniões, aliás são bons momentos para debater questões como o fluxo de trabalho e rever a agenda corporativa para priorizar o que precisa ser feito. Mude o conceito de que tudo é importante, pois é a melhor forma de nada ser feito.

Obviamente, os clientes cobram por resolutividade e cada um acredita que a sua necessidade deve ser a sua principal preocupação. É claro, também, que você quer bem atendê-lo e satisfazê-lo. Mas não dá para sair atirando para tudo quanto é lado. Dessa forma, nunca se acerta o alvo. Foque em uma coisa de cada vez, começando pelas que sabe que não podem esperar, que tudo vai ser resolver como o esperado.

Você pode estudar lições de gestão de tempo para advogados para obter novos meios de organizar seu escritório de advocacia.

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