Quando alguém conversa com você e te diz a palavra advogado, qual é o tipo de imagem que você associa à profissão?
a) Um homem de terno e gravata, segurando apenas um celular, porque todas as informações de que precisa constam em um armazenamento virtual, que ele pode acessar a qualquer momento.
b) Um homem de terno e gravata, com um arquivo empoeirado em mãos, amarelado e cheio de documentos impressos que mal parecem caber no espaço.
Muitas pessoas escolhem como alternativa a leta b, porque essa ainda é a imagem que têm de um advogado. São poucas as que conhecem a possibilidade de tudo estar salvo na nuvem. Alguns advogados, inclusive, não tem quase nenhuma familiaridade com esse recurso. É hora de conhecê-lo melhor e começar a usar todas as vantagens do armazenamento virtual para a prática do Direito.
Por que investir no armazenamento virtual
O primeiro benefício a se conhecer é a tecnologia por trás do armazenamento virtual, a cloud computing ou computação em nuvem. Sem ela, dificilmente os advogados conseguiriam manter o certificado digital armazenado em um ambiente virtual. Pelo contrário, teriam de continuar usando tokens, smart cards e leitoras de cartão para poder efetuar as assinaturas necessárias em petições, por exemplo.
E aí está uma segunda vantagem de se investir no armazenamento virtual: a possibilidade de poder guardar também o certificado digital na nuvem. Para o advogado, ter essa possibilidade é uma segurança e também uma forma de tornar o dia a dia mais prático. Afinal, por que continuar preocupando-se em carregar o computador e outros dispositivos de armazenamento quando é possível ter o certificado digital sempre à mão com o Cofre Virtual? E por que correr o risco de esquecer ou perder o computador, o token, o smart card e a leitora de cartão quando se tem uma solução que mantém o certificado digital totalmente seguro na nuvem?
A computação em nuvem conferiu mais liberdade e mobilidade para os advogados, pois livrou-os de ter de carregar diversas pastas com arquivos, computadores com boa memória e outros aparatos para poder advogar. Atualmente, os que decidem contratar um serviço de armazenamento virtual, conseguem realizar toda e qualquer atividade necessária para o desenrolar de um processo de qualquer lugar, sem se preocupar em ter esquecido um documento em cima da mesa de trabalho do escritório. É uma terceira vantagem de que os profissionais do Direito tem ao contar com a computação em nuvem.
O quarto benefício está relacionado à otimização de recursos. Sem o armazenamento em nuvem do certificado digital, o que acontece se o advogado perder o seu token, smart card ou computador? Ele perde o certificado! E, uma vez, perdido, o certificado não pode ser recuperado. Um novo tem de ser adquirido, ou seja, o advogado vai ter de passar por todo o processo de compra novamente, mesmo que o tempo disponível para isso seja curto. Um transtorno que pode ser evitado com uma solução como o Cofre Virtual, que permite a recuperação do certificado mediante perda ou roubo do dispositivo de armazenamento concedido pela Autoridade Certificadora.
Dicas de proteção para o armazenamento em nuvem de dados do escritório de advocacia
De qualquer maneira, por mais seguro que seja o ambiente virtual em que o certificado digital ficará armazenado, é importante que o advogado adote algumas medidas de proteção para garantir a segurança das informações:
– Consultar um profissional com conhecimento em segurança da informação a respeito do serviço de armazenamento virtual que pretende contratar;
– Confirmar que o serviço utiliza criptografia de dados para impedir que as informações sejam facilmente acessadas;
– Cuidar para acessar a internet a partir de conexões seguras, tanto em lugares públicos ou privados;
– Ter sempre um backup das informações, mesmo que elas estejam salvas em um ambiente online e seguro;
– Certificar-se de que o serviço de armazenamento na nuvem possuem um plano de recuperação em caso de acesso indevido;
– Esclarecer para as outras pessoas como deve ser o uso seguro das informações que constam no armazenamento online;
– Contratar um armazenamento virtual que tenha a opção de registro das operações em um histórico que esteja disponível para consulta;
– Sempre usar as senhas de autenticação, conforme o recomendado pelo serviço de armazenamento em nuvem;
– Evitar o uso de senhas comuns, de nível fácil. O melhor é optar por um gerenciador de senhas para obter uma senha forte para proteção do acesso;
– Dar preferência para logins não usados em e-mails, por exemplo. Ter o número do CPF é uma boa estratégia, pois ele pertence somente a você!
Enfim, há muitas medidas que podem ser adotadas para garantir a segurança dos dados e a confidencialidade necessária das informações com que lidam os advogados. É importante lembrar que em caso de a proteção falhar, os clientes podem ser expostos e ficar vulneráveis frente ao vazamento de informações. É um risco ao qual o advogado não precisa se sujeitar. E, melhor, do qual ele pode se preservar, desde que saiba investir em um bom serviço de armazenamento virtual.
