Ter um certificado digital é a forma mais atual e segura de assinar documentos online. 

Ele é necessário para todo advogado que precisar propor uma ação trabalhista ou realizar qualquer ato processual nos sistemas do Judiciário, por exemplo, por ter o mesmo peso da assinatura pessoal, mas poder ser usado em ambientes virtuais e identificar, com facilidade, as pessoas físicas e jurídicas.

O processo de aquisição de um certificado digital por um advogado que necessita assinar documentos online está mais simples desde que surgiu a possibilidade de armazená-lo na nuvem e de comprá-lo diretamente em plataformas como o Cofre Virtual. Os certificados digitais obtidos por esses meios têm a mesma validade que a certificação emitida pela Ordem dos Advogados do Brasil (OAB) e atendem a todas as normas estabelecidas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).

A única diferença entre os meios de aquisição é que o certificado digital do tipo A1 da OAB é armazenado diretamente no computador do advogado e no Cofre Virtual o arquivamento é feito diretamente na nuvem. Na prática, significa que o certificado adquirido pela Autoridade Certificadora da OAB (AC-OAB) só pode ser usado pelo advogado para assinar documentos online caso ele o faça pelo seu próprio computador.

Essa limitação não existe com o Cofre Virtual. O fato de o certificado digital estar guardado em um ambiente online permite ao advogado ter mobilidade e liberdade. Ele não precisa estar com o próprio computador para assinar documentos online. Apenas tem de estar em um local com acesso à internet e que disponibilize um computador que ele possa usar para assinar o documento que precisa.Esse computador apenas precisa permitir a instalação do gerenciador do Cofre Virtual.

Dependendo do meio de aquisição, o advogado também pode economizar mais ou menos. A obtenção do certificado a partir do Cofre Virtual, por exemplo, confere a ele uma economia maior porque, com o certificado seguro no meio virtual, mesmo que haja pane, perda ou roubo do computador, o acesso ao certificado não é comprometido. É possível continuar assinando os documentos online normalmente sem que seja necessário comprar outro certificado. Essa possibilidade já não existe quando o certificado está armazenado somente no computador. Uma vez que o computador seja danificado, roubado ou perdido, o certificado também se perde. Nesse caso, para poder ter a assinatura digital novamente, o advogado precisa refazer o processo de aquisição e pagar para ter outro certificado, pois é somente com ele que o profissional do direito consegue efetuar as atividades do escritório de advocacia que requerem assinatura de forma ágil.

Razões para assinar documentos online

A assinatura online de documentos também permite ao advogado ter mais tempo para dedicar a tarefas estratégicas do escritório de advocacia. Principalmente porque tornou-se desnecessário imprimir uma petição inicial, por exemplo, assiná-la de próprio punho e ir até o Tribunal para protocolá-la. Agora, o advogado pode concluir a elaboração da peça jurídica, enviá-la eletronicamente, em qualquer horário, sem nem sair de casa ou do escritório.

A segurança da assinatura digital de documentos também é maior. Não há como falsificá-la, pois qualquer tentativa de alteração no documento assinado com um certificado digital já o invalida. Uma pessoa só pode assinar um documento em nome do advogado se tiver as senhas de acesso ao Cofre Virtual e ao certificado digital. Caso isso aconteça, o advogado pode ser informado do fato pelo controle das assinaturas realizadas e investigar a situação, pois todas as operações envolvendo o uso do certificado digital são registradas na plataforma de armazenamento do certificado.

Em muitos escritórios, a realidade é essa: o certificado do advogado está instalado em um computador de uso exclusivo para a assinatura de documentos digitalmente ou o advogado detém mais de um certificado digital para assinar documentos online em seu nome sem a preocupação de não ter o certificado para isso. Há uma grande chance de se perder o controle do que está sendo feito, em qualquer uma dessas situações. Sem contar a restrição imposta aos advogados de ter de estar no escritório para poder usar a assinatura digital.

O Cofre Virtual soluciona essas questões a partir do momento em que permite acesso em mais de um local simultaneamente para assinar documentos online. O acesso pode ser de qualquer computador e  todas as operações permanecem registradas para consulta do advogado.

Pouco a pouco os advogados têm percebido, nessas razões para assinar documentos online, um meio de adotar práticas mais novas para a advocacia, capazes de contribuir para a absorção de demandas de maior grau de importância e a redução da burocracia. O maior reflexo disso pode ser notado na relação com os clientes, que pode ser melhor cultivada quando o advogado usa as ferramentas certas para prestar uma assessoria jurídica mais efetiva.

O Cofre Virtual não é o único meio de alcançar esse resultado. No Webinar Tendências tecnológicas para a advocacia: novas oportunidades e novas habilidades, são apresentadas outras ferramentas que também colaboram com a performance do advogado. É interessante assistir para conhecer boas e novas práticas para a advocacia. 😉