assinatura digital de documentos

Como poupar tempo com a assinatura digital de documentos

É difícil encontrar algum advogado, hoje em dia, que não utilize a assinatura digital de documentos.

A adesão a esse tipo de assinatura tem inúmeras vantagens, sendo o ganho de tempo a que se sobressai. Consequentemente, o profissional do direito consegue dar vazão às tarefas do dia a dia de forma mais ágil. Afinal, muitos entraves deixam de existir simplesmente porque ele possui uma assinatura digital.

Contratos, procurações, laudos, certificados, petições, exames, mandatos e apólices de seguros são alguns dos documentos que podem ser validados por meio da assinatura digital. Cada profissional possui a sua, assim como ocorre em relação à Carteira de Identidade (RG). Aliás, no ambiente virtual, a assinatura digital tem o mesmo peso do documento físico. O maior cuidado para utilizá-la é assegurar-se de que a assinatura foi registrada em uma Autoridade Certificadora (AC). A AC é a responsável por emitir certificados digitais. Assim, há mais garantia de que a assinatura é verdadeira.

Além de dispensar a coleta manual de assinaturas, poder usar a assinatura digital simplifica a formalização de documentos. Também permite uma melhor gestão do tempo. Os motivos para isso são bem simples e estão relacionados a seguir. Você vai se surpreender com os ganhos proporcionados pela aquisição de uma assinatura digital com certificado!

Ganhos de quem realiza a assinatura digital de documentos

Menos tempo no trânsito

A assinatura digital de documentos elimina a necessidade de ir até um cartório autenticar uma assinatura, por exemplo. Ou seja, os advogados não precisam mais pegar o carro, permanecer no trânsito das cidades, que cada dia está com um número maior de filas, procurar um lugar para estacionar, pois muitos locais não possuem estacionamento próprio e só há vagas em estacionamentos privados, pegar senha, aguardar ser chamado depois de um número grande de pessoas serem atendidas, para que a assinatura seja reconhecida. E ainda retornar ao carro, voltar para o trânsito intenso e ir para o próximo compromisso com o risco de chegar atrasado. Só para seguir esses passos, já foi, pelo menos, uma hora do dia em que se podia estar focado em uma tarefa de maior valor.

Sem contar que, às vezes, todo esse trâmite precisa ser feito em companhia do cliente, dependendo do que for. E da urgência da situação. Assim, além de ter de esperar pelo próprio atendimento, o advogado ainda teria de esperar pela chegada do cliente ao cartório, caso o encontro não fosse no escritório, esperar a assinatura dele ser autenticada também, para depois poder dar continuidade ao dia de trabalho.

Poder ficar em casa ou ir direto para o compromisso ou para o escritório, abrir o computador, assinar o documento digitalmente e enviá-lo ao Tribunal ou para o cliente, pela internet, em apenas alguns minutos, é um dos ganhos de quem realiza a assinatura digital de documentos! Temos um Guia que pode trazer informações de como o advogado pode facilitar ainda mais esse processo: Guia do certificado digital para advogados.

Ganho de tempo na assinatura de vários documentos

Advogados tendem a ter um número grande de documentos para assinar. Principalmente se eles são procuradores dos clientes e a causa envolve o envio de muitos desses documentos ao juiz que está cuidando do caso. Muito tempo poderia ser usado para assiná-los de próprio punho, um por um. Mesmo uma assinatura digitalizada daria um trabalho semelhante. Às vezes, é preciso redimensioná-la e reconfigurar o documento para poder incluir a assinatura.

E, ainda assim, essa assinatura não seria segura. Mais prática, pode até ser. Porém, nem um pouco confiável. Pois, assinaturas digitalizadas podem ser facilmente manipuladas nos documentos, inclusive nos salvos em PDF. Qualquer pessoa que tiver acesso aos documentos e a intenção de fraudar o processo, pode trocar aquela assinatura por outra. Ou, copiar a imagem da assinatura para usá-la em outros documentos.

Por lidar com a lei e um volume grande de documentos que circulam nos Tribunais, especialmente com a implantação do processo eletrônico, os advogados precisam ter atenção total com a sua idoneidade. Principalmente considerando que a sua principal ferramenta de trabalho é o próprio nome e reputação. Ela precisa ser preservada, não só para o sucesso do escritório, mas, também, para preservar o cliente que confiou no seu trabalho.

Antes de se inserir em um ciclo de ajustes sem fim ou enredado em uma fraude difícil de desenrolar, os esforços podem ser (inteligentemente) direcionados para buscar a assinatura digital, já padronizada, e solucionar vários pontos importantes sem perda de tempo!

Alta segurança

Não existe a possibilidade de a assinatura digital ser copiada! É, mais ou menos, o que já foi exposto no tópico acima. Outras formas de assinar documentos são passíveis de adulteração ou cópia. E, dependendo do que for alterado, não há como identificar a modificação. Especialmente quando o documento faz parte de um conjunto de um volume maior. Nesses casos, a tendência é verificar se o documento está assinado. Não há uma análise mais criteriosa para verificar se a assinatura condiz ou não com a verdadeira.

E a assinatura manuscrita, com algum treino, pode ser reproduzida. Ou seja, é mais vulnerável à fraude e ao uso indevido. A assinatura digitalizada também pode ser envolvida em uma situação semelhante. Já com a assinatura digital não há esse risco. Até porque, caso alguém tente fazer qualquer alteração no documento, quando ele chega ao destino, a assinatura aparece corrompida. Logo, é invalidada e o documento precisa ser novamente assinado e enviado. Nem o Tribunal, nem qualquer outro órgão, aceita um documento assinado com certificado digital que chega ao destino com indícios de violação.

Essa segurança evita o transtorno maior que é ter a assinatura copiada e usada em algum ato irregular. Dessa forma, livra o seu proprietário de ter de comprovar que não é o autor ou requerente de determinada iniciativa, da qual nem participou ou tomou ciência.

Contudo, também exige dele um uso mais responsável da própria assinatura e mais atenção ao documento que precisa assinar. Não é incomum o advogado querer acrescentar ou excluir uma informação de uma peça jurídica após concluir a assinatura. Mesmo que seja ele a fazer a alteração e enviar o documento, ele chegará incorreto ao destino e será devolvido. Por isso, o passo seguinte à ratificação do documento é acessar o arquivo original, realizar a correção e assiná-lo novamente, antes de enviá-lo ao Tribunal. Assim, os trâmites irão transcorrer sem qualquer outro transtorno.

Sem atraso

Praticamente todos os documentos com os quais advogados lidam têm prazo para serem concluídos, assinados e enviados ao destinatário.

Desde que o novo CPC entrou em vigor, os profissionais do Direito precisam estar mais atentos em relação aos prazos. Já que não cumpri-los representa prejuízo não só para o cliente, mas para o próprio escritório de advocacia. Ainda mais se os ganhos do advogado estiverem intimamente relacionados ao ganho da causa.

Às vezes, lidar com o processo físico pode não ser a melhor escolha, justamente em função do prazo. É necessário haver tempo para imprimir, assinar de próprio punho e levar pessoalmente ao Tribunal os papéis. Só com isso, o advogado pode dispender um tempo precioso. Mais ainda se a impressora precisar de alguma manutenção, o suprimento de folhas não tiver sido reposto, nem o de tinta. E o caminho até o Tribunal estiver congestionado, fazendo com que haja o risco de chegar após o horário de atendimento do último dia do prazo para protocolar a petição.

Como a maior parte dos órgãos, hoje, permite que todos os trâmites ocorram em ambiente online, é mais fácil assiná-lo digitalmente e evitar a cena descrita no parágrafo anterior. Nesse caso, a assinatura digital de documentos se torna imprescindível e ganha um valor inestimável. Porque, pela internet, praticamente, não existe horário de atendimento a cumprir. É possível enviar documentos até as 23h59 minutos do último dia do prazo. Assim, dificilmente um documento é entregue com total atraso. Nesse momento, a tecnologia salva, não é mesmo?

Armazenamento em nuvem

Dependendo do tipo de certificado digital, ele é armazenado direto no computador do proprietário, ou em um token ou smart card, que é necessário ter sempre junto para quando for preciso assinar um documento digitalmente.

A questão é que nem sempre conseguimos nos lembrar de tudo o que devemos ter conosco para um dia de trabalho nos dias de hoje. Bastam cinco minutos de atraso para que o celular seja deixado em cima da mesa ou a chave do carro fique no escritório. Esquecer algo tão importante como o token, então, e se dar conta disso somente quando se chegou ao escritório, significa que algum tempo de trabalho será perdido até que seja possível resgatá-lo do local em que ficou. Isso, quando há lembrança quanto a onde o certificado foi esquecido. Caso contrário, o tempo de busca se amplifica.

Para evitar esse tipo de situação, alguns advogados possuem mais de um certificado. Um para deixar no escritório. Outro para ter em casa ou levar para os locais em que precisa estar, como em audiências. Mas, gerenciar dois tokens, ou dois smart cards, com duas leitoras de cartão, também pode não ser a melhor das soluções.

Portanto, a não ser que o advogado trabalhe com lembretes em algum lugar, é bem possível que o token ou smart card só complique mais o seu dia de trabalho. Mas, qual é a alternativa? Com certeza, não é deixar de usar o certificado digital e voltar para casa para os processos físicos. Há outros meios.

Existem soluções que impedem esse tipo de contratempo de acontecer porque permitem armazenar na nuvem o certificado digital, de forma completamente segura. Sem ter de se preocupar com esquecimentos e agendamento de lembretes, o que seria possível fazer com esse tempo? Com certeza, coisas muito mais interessantes!

Deixe seu comentário

cofrevirtual@softplan.com.br | +55 48 3027-8000
© 2018 Cofre Virtual - Todos os Direitos Reservados
Uma iniciativa

Notice: Undefined index: total_count_position in /home/cofrev/public_html/cofrevirtual/blog/wp-content/plugins/social-pug/inc/functions-frontend.php on line 46
shares