Não é de hoje que temos observado os diversos benefícios da tecnologia que tem facilitado o nosso dia a dia.

Existem aplicativos para pedir comida, chamar um motorista particular, fazer investimentos e por aí vai. Até para assinar documentos não é mais necessário carregar uma caneta ou ir ao cartório para autenticar a assinatura. Isso pode ser facilmente resolvido com o Cofre Virtual, uma solução para armazenamento do certificado digital em nuvem que permite acessá-lo sempre que necessário, de qualquer lugar.

Dispor dessa solução é um benefício tecnológico enorme, especialmente para advogados que passam a maior parte do tempo fora dos escritórios, em reuniões, audiências e em atendimento aos clientes. Imagine como é para assinar as petições iniciais e demais documentos tendo essa rotina? Nada fácil, provavelmente. Ainda mais considerando que o advogado tem de se lembrar de levar consigo o token ou smart card, mais a leitora de cartão, para poder acessar o certificado digital e realizar a assinatura. Isso quando o certificado está salvo em um desses dispositivos e não apenas no computador.

É uma situação complicada, de fato. O simples esquecimento do token ou smart card faz com que o advogado só consiga assinar uma petição, por exemplo, no momento em que retornar para o escritório, caso não tenha esquecido o dispositivo em casa. Ou quando for para casa, considerando que o computador com o certificado digital instalado está lá e não no escritório. É um incômodo com o qual o advogado não precisa lidar se tiver uma solução simples como o Cofre Virtual com que contar em ocasiões em que sua assinatura é necessária, mas ele está ausente do ambiente usual de trabalho.

É tão fácil dispor do armazenamento online e seguro do certificado digital que os benefícios da tecnologia agregados a essa alternativa de uso do ambiente virtual podem ser resumidos em apenas cinco motivos.

Entenda os benefícios da tecnologia relacionados ao Cofre Virtual

1- Mobilidade

O cenário que foi relatado acima, referente ao advogado estar fora do escritório e ao mesmo tempo ter de dar conta dos compromissos demandados pela equipe, está diretamente relacionado a este primeiro motivo para ter o Cofre Virtual.

Mesmo que o advogado tenha um token ou smart card e possa levá-los consigo, a mobilidade que esses dispositivos trazem ao advogado ainda é limitante. Em meio a tantos compromissos, ele pode esquecê-los em casa, no escritório, no carro e até mesmo durante a visita a algum cliente. Sem estar de posse deles, não há como acessar o certificado digital para assinar os documentos digitalmente.

O Cofre Virtual resolve essa questão de uma forma muito simples. Com certificado digital guardado em segurança na nuvem, o advogado pode acessá-lo facilmente. Basta ter um computador com acesso à internet à disposição para poder acessar o site, fazer o login e dispor do certificado para proceder a assinatura.

A única forma de o advogado não ter como acessar o certificado é se estiver em um local em que não haja um computador com acesso à internet, caso contrário, o certificado estará sempre à mão.

2- Segurança

O advogado que contratar o Cofre Virtual para armazenar o certificado digital não precisa se preocupar em ter um token ou smart card. Esses dispositivos. aliás, são apenas fonte de uma preocupação a mais: onde é que ele está? Em que lugar pode ter sido esquecido?

Com todas as funções e papéis que tem a desempenhar, o advogado precisa de meios que facilitem a sua rotina e não a compliquem mais. Precisam sentir que tudo o que precisam está facilmente ao alcance e, mais ainda, em segurança.

Um token ou smart card provocam essa sensação? Dificilmente. Porque todos os dias o advogado precisa saber onde localizá-lo e quando não consegue, de forma alguma, surge o problema. Como fazer para assinar os documentos, agora?

Essa pergunta nunca precisará ser feita por ele se tiver o certificado digital seguramente armazenado no Cofre Virtual. Mesmo que o token, smart card ou o computador seja roubado, o certificado digital ainda pode ser acessado, tranquilamente. O arquivo é protegido por três senhas:

1- A senha de acesso ao Cofre Virtual;

2- A senha de autenticação;

3- A senha de recuperação.

Elas são criadas pelo usuário no momento de aquisição da solução e podem ser alteradas sempre que o advogado julgar necessário. Portanto, caso esqueça o computador em algum lugar e não consiga encontrá-lo ou tenha o objeto roubado, não há com que se preocupar em relação ao certificado digital. Ao tê-lo armazenado na nuvem, basta fazer o login no Cofre Virtual para permanecer utilizando-o.

3- Compatibilidade

O Cofre Virtual é compatível com o SAJ, sistema utilizado para a informatização de processos, e também com os demais sistemas, que não o SAJ, usados em outros Tribunais. A solução também pode ser facilmente usada com os programas existentes para o mesmo fim nos Ministérios Públicos e também nos Home Bankings e na Receita Federal.

Essa total compatibilidade permite ao advogado segurança e tranquilidade para enviar petições e outros documentos necessários aos processos para os Tribunais, por exemplo. Além disso, elimina uma dúvida concernente a se o Cofre Virtual funciona da mesma maneira que um token ou smart card ao acessar o certificado digital para assinar e enviar documentos para todos os locais relacionados acima.

4- Volume

O Cofre Virtual não só funciona igual (ou melhor) a um token, smart card ou computador no armazenamento do certificado digital como também permite assinar mais de um documento por vez. Para poder assinar digitalmente 15 petições, por exemplo, tudo o que o advogado precisa fazer é selecionar a caixa Permitir realização de mais de uma assinatura sem solicitar senha novamente e preencher os campos Validade de autenticação (minutos) e Número de assinaturas, quando for usar o Cofre Virtual para realizar a assinatura com o certificado digital.

Essa é outra facilidade que torna o trabalho do advogado e do próprio escritório de advocacia mais produtivo. Ao invés de ter de parar a cada momento para assinar um documento, por não ter a opção de poder assinar mais de um por vez, o advogado pode reunir todos os documentos que necessitam de assinatura e assiná-los todos de uma vez em um determinado período do dia, salvo os que são urgentes.

5- Registro do Histórico

Algo que o token ou smart card não faz, e é necessário para o controle e segurança do uso do certificado digital, é registrar todas as operações que são realizadas com o certificado digital. No Cofre Virtual, toda ação é catalogada na aba de Histórico e permanece disponível para consulta. Assim, o advogado consegue saber em que momentos o certificado digital foi usado e quais documentos foram assinados com ele. Essas informações permanecem disponíveis para consulta e podem ser pesquisadas a partir de filtros.

O Histórico mantém arquivadas as datas em que os documentos foram assinados e informações como:

– aplicação;

– operação;

– criticidade;

– descrição;

– opção.

Essas informações compõem um resumo da assinatura realizada com o uso do certificado digital.

O Cofre Virtual é uma solução completa para aproveitamento total e segurança do uso do certificado digital. Há mais informações (e motivos) para ter a solução no e-book Serviço de armazenamento do certificado digital em ambiente online e seguro, preencha o formulário abaixo, e faça o download.