Desde que o certificado digital surgiu, uma dúvida que frequentemente aparece é sobre como assinar digitalmente um documento. 

Caso você seja uma das pessoas que se faz essa pergunta, então, saiba que você está lendo o texto certo! Nas próximas linhas, você vai ter acesso ao passo a passo de como assinar um documento com o certificado digital. Mas, antes, vamos à introdução do que é, como surgiu e para que serve o certificado digital. Mesmo que você já saiba de tudo isso, siga com a leitura. Afinal, sempre é possível aprender alguma coisa nova.

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É muito simples entender o que é o certificado digital. No meio virtual, a certificação tem o mesmo peso que a carteira de identidade (RG) possui no meio analógico. Ou seja, o certificado digital é uma espécie de identidade virtual. Serve para comprovar a idoneidade de uma pessoa. Entretanto, não tem a mesma duração do RG. O certificado digital vale somente por um ou três anos, dependendo do tipo de certificação. Isso quer dizer que, passado esse prazo, um novo certificado precisa ser adquirido.

Ele mantém os dados protegidos por meio de chaves criptográficas. Dessa maneira, elas são impossíveis de serem decifradas por quem não conhece o “segredo” contido nelas. Assim, o certificado digital é uma garantia de segurança. Também é uma forma de manter a integridade dos dados enviados e impedir que, no fluxo, as informações sejam violadas, interceptadas e, até mesmo, adulteradas.

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Para que a autenticidade esteja garantida, assim como a integridade e a validade jurídica de documentos na forma eletrônica, a Medida Provisória nº 2.200-2/2001 instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). A ICP-Brasil é vinculada à Casa Civil da Presidência da República. Portanto, é o órgão ao qual as Autoridades Certificadoras (ACs) devem se reportar sobre a emissão, expedição, distribuição, revogação e gerenciamento dos certificados.

A mesma Medida, no parágrafo 1º, do Artigo 10, determina que:

“As declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação aos signatários, na forma do art. 131 da Lei no 3.071, de 1o de janeiro de 1916 – Código Civil.

Por isso, qualquer pessoa que se propor a utilizar o certificado digital para assinar documentos em ambiente online, pode fazê-lo sem a preocupação de que a assinatura não é válida. Para diversos profissionais, como os do Direito, essa possibilidade é um grande ganho. Pois, poupa tempo, dinheiro e outros recursos que precisavam ser despendidos para assinar documentos de forma convencional.

Certificado digital para advogados

Passo a passo de como assinar digitalmente um documento com o certificado digital

O passo a passo de como assinar digitalmente um  documento com o certificado digital é fácil de seguir. De fato, o mais importante é ter o certificado instalado no computador, caso ele seja do tipo A1. Certificados do tipo A3 são utilizados com o token ou smart card conectado à máquina. Com isso pronto, vamos aos passos necessários para assinar um documento na versão PDF.

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Primeiro passo: verificar a versão PDF instalada no computador

Em algumas versões do programa que permite a leitura de documentos PDF, não é possível assinar com o certificado digital. Assim sendo, é importante verificar qual versão do programa está sendo usada e se é necessário atualizá-la.

Segundo passo: abrir o documento PDF

Obviamente, sem ter o documento PDF não há como assiná-lo com o certificado digital. Todas as ferramentas necessárias para realizar a assinatura constam no programa. A primeira delas está localizada no canto superior direito (dependendo da versão do programa). É a opção “Preencher e Assinar”, na qual constam as “Ferramentas de Preencher e Assinar”. Nesse ponto, deve ser selecionada a opção “Assinar”.

Ao seguir estas orientações pela primeira vez, é preciso selecionar a opção  “com certificado” e clicar em “Avançar”.

Terceiro passo: assinar

Sempre que a opção “Assinar” for selecionada, o cursor do mouse muda para o formato de cruz quando estiver na área do documento. Essa alteração indica que é o momento de demarcar a área em que deve constar a assinatura digital. Clique e segure o botão do mouse para arrastar a assinatura por toda a extensão que deve ocupar. Só então, solte o botão.

Quarto passo: selecione o certificado

Imediatamente depois da seleção da área em que a assinatura digital deve permanecer, surge uma tela para seleção do certificado. É o momento de escolher o que deve ser usado e dar o comando “Assinar”.

O documento assinado precisa ser salvo para que o processo da assinatura seja concluído. Este é um momento ao qual se deve prestar muita atenção, pois caso o certificado em uso seja do tipo A3, é preciso informar a senha de autenticação (PIN) para completar o processo de assinatura.

Pronto! Agora o documento está assinado digitalmente com o certificado digital!

Passo a passo de como assinar digitalmente um documento PDF

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Como assinar digitalmente documentos de Word?

Primeiro passo: verificar se o certificado está instalado da forma correta

Para realizar a verificação, é preciso abrir o navegador da internet e clicar em “Opções da Internet”. Depois, deve-se selecionar “conteúdo” e, na sequência, “Certificados”.

Caso o certificado esteja corretamente instalado, na próxima janela aparecerá, na aba “Pessoal”, as informações “Emitido Para”, “Emitido Por” e outras informações que estão associadas à certificação.

Segundo passo: acessar o documento de Word

A inclusão da assinatura digital é o último passo da elaboração do documento que precisa ser assinado, certo?

Portanto, com o documento pronto e devidamente revisado, ele deve ser acessado para a inclusão da assinatura pelo próprio programa, ou seja, o Word.

Terceiro passo: utilizar as ferramentas certas para a assinatura

Dentro do próprio arquivo de Word, no menu superior direito, é preciso clicar em “Linha de Assinatura” e selecionar “Linha de Assinatura do Microsoft Office”.

Preste atenção na mensagem a seguir. Ademais, entenda que é um alerta de que se o documento for para outro país, talvez a assinatura digital não tenha a mesma validade que possui no Brasil e clique em “ok”.

Quarto passo: preencher os campos corretamente

A tela que surge, após o clique em “oK” requer o preenchimento de alguns campos:

  • Signatário sugerido: é onde deve constar o nome completo de quem está assinando o documento;
  • Cargo do signatário sugerido: pode ser inclusa a ocupação. Por exemplo, advogado;
  • Endereço de e-mail do signatário sugerido: é o endereço eletrônico ao qual está vinculado o certificado digital;
  • Caixa de seleção: a opção “Mostrar data da assinatura na linha de assinatura” deve estar selecionada.

Depois da conferência dos campos, basta confirmar, clicando em “OK”.

Quinto passo: verificar a área da assinatura

Concluídos os passos acima, a área de assinatura aparecerá no documento. Enfim, é agora que o documento será realmente assinado. Basta clicar com o botão direito do mouse e selecionar “Assinar”.

A próxima ação é escrever o nome no espaço destinado para isso e clicar em “Assinar”. A tela que surge em seguida é de confirmação da assinatura. Basta clicar em “OK” para continuar.

Terminado esse passo, aparece no canto lateral direito a informação sobre as assinaturas válidas. Caso ocorra alguma alteração nesse documento, a assinatura desaparece.

Sexto passo: conferência dos detalhes da assinatura

Tanto a pessoa que assinou o documento quanto a pessoa que for recebê-lo assinado, pode verificar os detalhes da assinatura. A ação para isso é clicar com o botão direito do mouse em cima da área de assinatura e selecionar “Detalhes da Assinatura”.

Na tela que se abre aparecem as informações “Assinado como” e “Emitido por”, abaixo do nome do signatário. Esses são os dados vinculados ao certificado digital. É uma opção que permite ter o controle do certificado digital.

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Como assinar digitalmente documentos em word

E como resolver problemas com a senha?

No passo a passo de como assinar digitalmente um documento Word não há o pedido de senha. Em alguns casos, o PIN só é solicitado quando a assinatura é feita com um certificado digital do tipo A3. De qualquer forma, é importante guardar as senhas em um local seguro, de acesso restrito, para que somente o usuário tenha acesso a ela quando necessário.

Geralmente, o certificado digital tem vinculado a ele dois tipos de senhas. Uma senha é a de autenticação, chamada de PIN. A outra senha é de recuperação, denominada PUK. Aliás, essa segunda senha só é solicitada no caso de perda do PIN. A fim de recuperá-lo, é necessário usar a senha PUK.

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Esse processo pode ser ainda mais simples, sabia?

Não é necessário ter o certificado instalado no computador, o token ou smart card conectado ao PC, caso o certificado esteja seguramente armazenado na nuvem. Soluções como o Cofre Virtual mantêm o certificado digital salvo em ambiente online e seguro. Igualmente, com ele, é possível assinar petições, contratos e qualquer outro tipo de documento utilizando o computador, de forma simples, prática e confiável.

Principalmente porque o acesso ao certificado digital pode ocorrer a qualquer hora, de qualquer lugar, com o Cofre Virtual. Acima de tudo, o advogado que o utiliza ganha agilidade na assinatura de documentos no escritório e também remotamente.

O que é o certificado digital

Uma das situações com as quais o profissional deixa de conviver, a partir da contratação do Cofre Virtual, é a de ter de lidar com questões relacionadas a incompatibilidade de drivers e softwares. A operação do Cofre Virtual é totalmente online, por isso, há maior facilidade para utilizar o certificado digital armazenado na solução.

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Ainda mais que nenhum tipo de navegador específico é necessário para acessar o Cofre Virtual. A princípio, o advogado pode usar o que for da sua preferência, sem qualquer preocupação, que o funcionamento será normal e dentro do padrão de segurança estabelecido pela Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP-Brasil), entidade reguladora da emissão de certificados digitais no Brasil.

É fácil trabalhar com o certificado digital armazenado na nuvem, preservá-lo para que seja sempre reconhecido e não perdê-lo de forma alguma. Conheça o Cofre Virtual e saiba como ter mais liberdade no dia a dia!

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Além de trazer segurança aos seus documentos, o Certificado Digital também oferece mais praticidade no seu dia a dia. Faça o download do e-book Passo a passo para seu certificado digital na nuvem e confira outras vantagens da ferramenta!