controle financeiro para escritórios de advocacia

A importância do controle financeiro para escritórios de advocacia

Quem é o responsável por fazer o controle financeiro para escritórios de advocacia?

É muito bom poder contar com o suporte de um escritório de contabilidade. Acontece que isso nem sempre é possível. Especialmente advogados que estão abrindo o próprio escritório e têm outras prioridades com que lidar, enfrentam essa realidade. Muitos escolhem fazer o próprio controle financeiro a investir na contratação de um profissional para isso.  O difícil é saber por onde começar e em como fazer dar certo. Nessas horas, ter algumas dicas é sempre válido. Neste conteúdo, reunimos 4 delas para ajudar no controle financeiro para escritórios de advocacia.

Ferramentas essenciais para o controle financeiro para escritórios de advocacia

1- Conhecer as despesas

A primeira dica é bem básica porque é preciso partir do básico quando se quer ter o controle financeiro de qualquer empreendimento. O bom é que não precisa de nada elaborado para colocá-la em prática,  ao menos no começo.  Papel e caneta, ou uma simples  planilha de Excel, são suficientes para anotar todas as despesas que se tem com o escritório de advocacia.

Tudo deve ser anotado. Nada deve ser esquecido.  Caso seja preciso comprar uma caneta e  um papel para  escrever as despesas, esse gasto também deve ser contabilizado. É comum somente  os gastos mais altos serem levados em consideração (aluguel, luz, água, internet,  telefone) e os pequenos, do dia a dia (café, açúcar,  copo, papel higiênico) serem relevados. Contudo, eles também impactam no valor mensal das despesas do escritório.

2- Verificar as receitas

As receitas são o que custeiam as despesas, certo? Então, use a mesma caneta e papel, ou planilha de Excel, em que foram anotadas as despesas e coloque,  junto, as  receitas. Conhecer os ganhos é  o que permite entender se as contas estão equilibradas ou se algo precisa ser feito para ajustá-las.

Da mesma forma que as despesas,  tudo deve ser anotado. Nada deve ser esquecido.  Ter o total conhecimento sobre os ganhos possibilita o maior gerenciamento sobre o que entra e  o que sai e sobre onde devem ser feitos cortes ou podem ser  planejados investimentos.

Cuidado com uma armadilha! Receitas que estão para entrar só devem ser consideradas quando forem realmente pagas. Por exemplo: digamos que houve uma audiência de conciliação trabalhista e foi determinado que o empregador,  condenado a pagar um valor ao empregado,  deve saldar o débito em um mês. É um erro voltar para o escritório contando com esse valor, sendo que ele deve ser efetivamente pago em 30 dias. É um erro fazer isso!

Apenas o que realmente entrará no caixa do mês deve ser considerado. É a maneira mais fidedigna de saber se os ganhos são suficientes para arcar com as despesas.

3-  Fazer os cálculos

É provável que com o levantamento das receitas,  as somas e subtrações já tenham sido feitas. Independentemente disso, vale o reforço para comparar o que sai (despesa) com o que entra (receita) e ver qual é o resultado disso.  Dependendo de como for, algumas decisões terão de ser tomadas. Uma delas pode ser em relação ao que fazer para que os clientes inadimplentes (quando for o caso) quitem seus débitos. Esse, portanto, é um momento que requer muita atenção e reflexão.

4-  Traçar um plano de ação

Há dois caminhos para serem construídos. O primeiro é por onde seguir, caso o resultado do cálculo receita – despesa seja negativo. De que maneira é possível conseguir esses recursos para que isso não se repita no próximo mês? O segundo é menos preocupante: deve apontar para onde se quer chegar quando o valor da receita supre as despesas e ainda há um saldo positivo para ser usado. Esse valor deve ser investido ou guardado?

Advogados em ascensão e que estão iniciando no mundo do controle financeiro para escritórios de advocacia. talvez, devam considerar guardar o saldo para que o negócio tenha capital de giro e haja um fundo de emergência para contratempos que possam surgir.

Pode acontecer de o valor das despesas e das receitas se igualarem e a solução da subtração da receita com a despesa ser zero. Nesse caso, a pergunta é quase a mesma de quando o cálculo tem um resultado negativo: de que forma é possível evitar que isso aconteça novamente?

Uma análise aprofundada pode indicar, por exemplo, que é preciso economizar com deslocamento e revelar que esse gasto está muito alto porque os advogados estão esquecendo com muita frequência os seus tokens ou smart cards, que permitem realizar a assinatura digital de documentos, no escritório. A necessidade de ir e voltar duas vezes contribui para o aumento das despesas. De que forma isso pode ser solucionado?

Um estudo sobre ferramentas de armazenamento de certificado digital na nuvem pode apontar que vale mais a pena investir na contratação da solução do que continuar arcando com os custos de transporte. Esse é só um exemplo de insight que uma boa reflexão sobre  dispêndio versus faturamento pode gerar. Vale testar para ver o que acontece!

 

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