Uma das coisas que facilita e torna o trabalho no escritório de advocacia mais eficiente é a maneira de arquivar documentos.
Embora pareça algo simples, a forma como os documentos são arquivados influencia, e muito, no dia a dia do escritório. Afinal, quando tudo está adequadamente guardado no mesmo lugar, catalogado da mesma maneira, é mais fácil localizar as informações.
Agora, quando cada documento, referente a um mesmo processo, está arquivado em diferentes lugares, é preciso usar um tempo precioso ou, às vezes, inexistente para encontrar o que se precisa.
Você tem esse tempo de buscar em pastas físicas, em cada um dos armários ou fazer buscas nas pastas online até encontrar o que procura? Imaginamos que não. Por isso, as dicas de hoje são para saber onde arquivar os documentos do escritório de advocacia e ter uma rotina mais produtiva.
Como definir a forma de arquivar documentos do escritório de advocacia?
O espaço que será destinado para os documentos deve levar em conta o formato desse documento. Tanto o físico quanto o digital exigem um tipo de local apropriado pra ser armazenado.
O físico, por exemplo, vai requerer um sala destinada somente para isso? Com que tipos de armários e pastas? Para o digital, basta um serviço gratuito ou é preciso contratar o armazenamento online?
Junto com esses pontos, há que se considerar, ainda, a infraestrutura do escritório de advocacia. Existe algum espaço que poderia ser cedido para reunir as pastas de documentos? Ou a solução mais adequada para arquivar documentos é, realmente, algum serviço que mantenha tudo protegido na nuvem?
Em qualquer um dos casos, é preciso avaliar a capacidade de armazenamento das opções disponíveis no mercado.
Isso considerando não só a necessidade atual, mas, também, prevendo a expansão. Principalmente porque um escritório de advocacia pode gerar, ainda, muitos documentos em função dos processos que ainda atenderá. Portanto, há que se pensar em longo prazo.
Além disso, há que se pensar na maneira adequada de arquivar documentos. Como se dará essa organização, para que o escritório de advocacia consiga ser, ao mesmo tempo, produtivo e competitivo? O melhor é organizar as pastas pelo nome dos clientes ou pelo número do processo? Ou pelo número do processo e nome do cliente?
Outras perguntas a fazer é: dentro dessas pastas, devem ser abertas subpastas? Caso sejam abertas subpastas, cada uma deve se referir à natureza dos documentos? Por exemplo, ter muito bem separada a subpasta de documentos pessoais da subpasta de comprovantes ou, simplesmente, manter todos os arquivos salvos apenas na pasta referente ao processo?
Essa organização deve ser pensada tanto para arquivar documentos físicos quanto digitais. Agora, vamos ver os prós e contras de cada formato de arquivamento.
Prós e contras do arquivamento físico e digital
Manter os arquivos físicos dos documentos relacionados a um processo, como já foi mencionado, pode requerer que seja organizada, no escritório de advocacia, uma sala destinada somente à manutenção desses arquivos.
Então, será um lugar em que irá trabalhar somente a pessoa da equipe responsável pela organização do local. Isso se o escritório possuir alguém na equipe para assumir essa função. Caso contrário, talvez tenha de arcar com a contratação de uma pessoa para atuar no arquivamento dos processos.
Perante essa possibilidade, há que se avaliar se o volume de documentos despende essa contratação. Em muitos escritórios, não há porque aumentar a equipe em função da organização dos documentos.
Disso, porém, pode surgir um outro efeito, que é a necessidade ter alguém para assumir mais essa tarefa, ou seja, desempenhar duas atividades ao mesmo tempo. Para o escritório de advocacia, isso pode não ser produtivo.
Por outro lado, ter os documentos disponíveis fisicamente no escritório evita que os imprevistos impeçam a execução do trabalho. Por exemplo, que a falta de acesso à internet impossibilite a consulta a um documento importante para a elaboração de uma petição inicial.
Aliás, esse é, também, um contra que pode afetar o escritório de advocacia que arquiva todos os seus documentos na nuvem.
A não ser que a solução escolhida opere no modo offline, nos dias em que há instabilidade no provedor de internet, o trabalho no escritório de advocacia pode ser prejudicado se as pastas não puderem ser acessadas.
Por outro lado, arquivar os documentos na nuvem é uma facilidade para o escritório de advocacia por duas razões. A primeira delas, é que torna desnecessário planejar um espaço físico para ter onde manter os documentos. A outra, é o fato de permitir que os documentos sejam acessados a qualquer hora e lugar.
Dessa maneira, o horário de trabalho pode ser flexibilizado e, no caso de algum documento ser esquecido na hora de enviar a petição, estar rapidamente acessível para o envio.
Por essas razões, há que se pensar qual é a solução para arquivar documentos mais adequada para o seu caso. Depois de ponderar e usar essas dicas, você vai ver como vai conseguir localizar as informações dos processos, por exemplo, com muito mais rapidez!
