Diga-nos: que tipo de dificuldade você tem enfrentado para buscar uma forma de melhorar a sua produtividade na advocacia ou a do seu escritório?
Independentemente de a resposta ser composta por somente um item ou de você já ter feito, mentalmente, uma lista completa de problemas que precisam ser melhorados, enquanto lê as primeiras linhas deste texto, saiba de uma coisa: aqui, com certeza, você vai encontrar algumas respostas. Daqui a pouco iremos a elas.
Antes de relacionar os fatores que impedem a produtividade na advocacia, vamos fazer uma retrospectiva. Como era exercer a advocacia há alguns atrás? De que forma dava-se entrada aos processos nos tribunais? Como era possível consultar o andamento dos processos pelos quais você era responsável? Caso você já tenha alguns bons anos de exercício da advocacia, deve se lembrar de que para iniciar um trâmite no judiciário, era preciso redigir a peça jurídica inicial em seu escritório, imprimi-la e levá-la até o tribunal, e esperar o seu andamento. Também, possivelmente, se recorda de que a única forma de saber o status do processo, era comparecendo ao tribunal para fazer uma consulta ao processo. Quanto tempo tudo isso levava para ser feito, ainda mais quando somente você era responsável por desempenhar cada uma dessas tarefas?
Lembra-se? Era uma época em que celulares, talvez, não existissem e tinha-se de se aguardar até chegar em casa ou ao escritório para fazer uma ligação. E o acesso à internet era bem diferente do que estamos habituados agora.
Desde então, algumas mudanças aconteceram e ganhou-se tempo com a possibilidade de poder enviar uma petição com o auxílio de uma plataforma dedicada ao peticionamento unificado, de poder consultar processos via internet e usar o telefone móvel para fazer uma ligação que não pode esperar. Ocorreu o que chamamos de modernização, com o desenvolvimento da tecnologia da informação, que não para de fazer surgir novas ideias, ferramentas e possibilidades. Tendo tudo isso à disposição, porque a produtividade na advocacia ainda não é algo que flui naturalmente? Simples: por razões que pouco percebemos que existem.
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Redes sociais
Preste atenção a quantas vezes por dia e em que momentos você está com o celular em mãos, conferindo o seu Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter e por aí vai. As redes sociais são uma distração que nos consomem tempo sem que notemos. Lamentamos informar que não é porque você é um advogado ocupado que não cai nessa armadilha. A não ser que você tenha muita disciplina para determinar um período e um tempo para acessar suas redes sociais durante o dia, com certeza você está conectado e ocupando tempo com as redes sociais quando deveria estar com o foco em outra coisa.
Observe-se e policie-se! Quando tiver a tentação de ver aquela notificação do Facebook, que surgiu na tela do seu celular no momento em que está escrevendo uma petição, burle-a. Diga a você mesmo que agora você precisa concentrar-se e deixe o Facebook para depois.
Tudo bem, pode ser um cliente a quem você precisa responder. Mas se é o Facebook um meio de você se comunicar com seu cliente, repense. Há outros canais, melhores e mais profissionais, pelo qual vocês podem se comunicar. O WhatsApp, inclusive, possui uma versão Business que atende a essa necessidade de empresas relacionarem-se com seus clientes. Experimente!
Ligações e mensagens
Advogados passam algum tempo ao telefone ou respondendo às mensagens que chegam por e-mail ou por celular. Há momentos em que elas surgem quando você está concentrado na organização dos documentos necessários para dar andamento a um processo. Pronto! Cinco minutos de conversa ou de distração para responder à mensagem são o suficientes para você perder a concentração no que estava fazendo. Agora, será preciso recomeçar e refazer o trabalho que já estava perto de ser concluído.
É muito comum as pessoas acreditarem que essas interrupções não atrapalham e que o trabalho pode, perfeitamente, seguir sem prejuízos. A questão é que não é bem assim. Existe um custo a ser pago pela interrupção e, geralmente, o ônus é levar mais tempo para fazer algo que poderia ser resolvido rápido, caso você não tivesse sido interrompido.
Experimente determinar um horário do dia para atender telefonemas e responder mensagens. E, a não ser que esteja pegando fogo na caixa d’água, não atenda ligações ou retorne mensagens fora do momento determinado para isso. Para não se perder, crie um espaço na agenda para esse período, assim, você não vai esquecer-se e deixar o cliente esperando eternamente para falar com você. Existem plataformas de peticionamento unificado que possuem uma agenda integrada para você não perder qualquer compromisso. Vale a pena conhecer!
Planejamento
Nada funciona sem organização, portanto, defina um momento, no começo ou no fim da semana, para revisar o que já foi feito, o que ainda precisa de atenção e o que está há espera para ser executado. Assim, você terá a visão geral das tarefas que tem a realizar, consegue distribuí-las de acordo com o tempo que tem disponível durante a semana para a advogar.
Além disso, sempre que enviar uma petição para um tribunal, faça as contas do tempo que deve levar para tramitar o processo, para projetar os prazos e os possíveis passos. Às vezes, ocorre de o juiz não marcar a audiência por consider que é necessário alterar alguma informação que consta nos documentos enviados. É preciso estar atento a isso também, para não perder prazos. Portanto, lembre-se desses imprevistos que podem surgir ao desenvolver seu fluxo de trabalho. Uma dica é não ocupar todo o período disponível com tarefas, e sim deixar alguma reserva para atender questões não previstas que possam vir a surgir.
Tarefas
Quando nem todas as tarefas precisam ser desempenhadas por você, a produtividade na advocacia sai ganhando. Então, perceba se você, mesmo tendo um suporte da equipe, possui o hábito (não muito saudável) de querer resolver tudo sozinho. Acumular tarefas e não delegar nada para ninguém não colabora, em nada, para o rendimento do trabalho. Pessoas que se sentem sobrecarregadas tendem a ser ansiosas e perder o rumo daquilo que precisa ser feito por não saber por onde começar. O resultado disso? É ver o barco afundar.
Para navegar, é mais fácil ter parcerias. Mesmo que você não tenha uma equipe para auxiliá-lo cotidianamente, existem soluções possíveis para aliviar o volume de coisas a fazer. Muitos advogados utilizam correspondentes jurídicos na realização de algumas atividades inerentes à advocacia. Pense nessa possibilidade.
Tecnologia
Lembra que falamos antes sobre as redes sociais e que estamos cada vez mais conectados, a ponto de não nos darmos conta do quanto esse tempo que passamos curtindo, seguindo e compartilhando nos desvia de nossas tarefas do dia a dia?
Sabe quando tudo isso começou a acontecer? Quando a tecnologia passou a ser uma forte presença em nossas vidas.
E, agora, como vivermos sem as facilidades que ela nos proporciona? Você saberia? Nós também não.
Então, aproveite que o fato de saber se o Uber está quase chegando tem feito você perder menos tempo esperando o transporte e transfira isso para o seu trabalho também.
Estude as ferramentas, plataformas e softwares que você pode usar como profissional do direito para melhorar sua forma de trabalhar e teste o seu uso.
