Os celulares deixaram de ser apenas telefones há muito tempo. Hoje, eles são uma ferramenta de trabalho. É muito fácil, por exemplo, usar aplicativos para escanear documentos. Uma facilidade que agiliza a vida de profissionais como os advogados, que precisam ter acesso aos documentos pessoais dos clientes para poder elaborar as petições e dar início aos processos.

Antes desses aplicativos surgirem, eram as câmeras fotográficas dos telefones que faziam o papel de digitalizadores de documentos. Dessa maneira, supria-se a necessidade de evitar o uso de cópias e o gasto de papel e tinta, quando havia a copiadora no escritório, ou de reter os documentos do cliente, quando era preciso ficar com eles para serem feitas as cópias em outro lugar.

As câmeras foram uma alternativa viável até o momento em que foi preciso lidar com outra questão. Havia uma grande necessidade de organização para que as imagens dos documentos não se perdessem em meio às fotos pessoais. Sem o hábito de já encaminhá-las para as pastas de trabalho salvas na nuvem ou de baixá-las no mesmo instante para os arquivos no computador, era bem possível que isso acontecesse. Então, uma facilidade tornava-se um tormento, pois, muito tempo era perdido para localizar as fotos necessárias ao exercício da advocacia em meio às imagens pessoais.

Os aplicativos para escanear documentos vieram resolver esse problema. Entretanto, atualmente há muitas opções entre as quais escolher. Uma pré-seleção, como a que segue, pode ajudar a não cair em um looping infinito de testes, até localizar um que seja ideal para a advocacia.

Quais aplicativos para escanear documentos usar?

Os smartphones, hoje em dia, operam com dois tipos de sistemas. Um é o Android e o outro é o iOS, sistema operacional dos iPhones. Embora a maior parte deles possua versões para ambos os sistemas, há aplicativos para escanear documentos que só estão disponíveis para Android ou para iOS. A lista a seguir desconsiderou aplicativos que são de uso exclusivo em um ou em outro sistema. Por isso, independentemente de o smartphone possuir Android ou iOS, o aplicativo funcionará de qualquer forma.

Outra questão importante: todos os aplicativos da lista possuem versões gratuitas. Portanto, só é preciso fazer compras no aplicativo se o usuário julgar que vale investir na funcionalidade disponível somente na versão paga. Agora, é hora de conferir a lista dos aplicativos pré-selecionados.

1. TapScanner

O TapScanner possui mais de 211 mil usuários na versão Android. Para cada arquivo digitalizado, é gerada uma versão PDF ou PNG. Inclusive para cartões de visita. Além disso, permite que seja criada uma tag, ou seja, um identificador para cada arquivo. Isso ajuda na categorização dos documentos. Dessa forma, tudo pode ser organizado para que não se perca tempo atrás de documentos nas pastas de armazenamento de imagens. Outras especificações podem ser consultadas na Play Store ou na App Store.

2. Google Drive

Pouca gente sabe, mas o Goolge Drive, que já vem instalado nos smartphones com sistema Android, dispõe de uma função que permite escanear documentos. Eles são salvos em PDF e já ficam armazenados diretamente no serviço de arquivamento em nuvem do Google, vinculado a conta Google informada nas configurações do aparelho. Depois, para localizar, é só pesquisar pelo nome do documento ou por seu conteúdo. O uso do Google Drive é uma facilidade porque torna possível compartilhar esses documentos com outras pessoas, porém, podendo impor restrições ao tipo de acesso. Mesmo sendo nativo do Android, o Google Drive possui versão para iOS.

3. Tiny Scanner

O Tiny scanner armazena os documentos digitalizados tanto localmente, quanto em serviços de arquivamento na nuvem como o já citado Google Drive quanto em outros como o Dropbox, Evernote, etc.. Uma das funções úteis do aplicativo à digitalização de documento é o controle do nível de contraste. Com isso, mesmo que o documento digitalizado esteja escuro, a imagem pode ser editada para ficar mais nítida. Ainda, permite a busca rápida por título de documento, o que agiliza a localização de arquivos importantes quando necessário. O fato de todos poderem ser protegidos por senha também gera maior segurança para o usuário. As funcionalidades disponíveis para as versões pagas podem ser consultadas na Play Store e App Store.

4. Scanbot

O Scanbot é outro dos aplicativos para escanear documentos em que é possível salvar o que foi digitalizado no Dropbox, OneDrive, Google Drive, DropBox ou Evernote, por exemplo. Os arquivos são salvos em PDF ou JPG. Todos podem ser editados, ter anotações ou assinaturas incluídas. Outros serviços que o aplicativo também permite realizar são a leitura de QR Code e de códigos de barras. O download do Scanbot é gratuito, como os demais. No entanto, há somente a versão em inglês disponível para Android. Para iOS, há versão em português.

Os aplicativos para escanear documentos são ferramentas importantes para um escritório que quer ser virtual. As outras, que também não podem deixar de ser usadas, constam no eBook Advocacia virtual: as melhores dicas para manter-se atualizado com segurança! O conteúdo pode ser usado como um checklist do que é preciso lembrar para fazer parte da nova advocacia.