O uso do certificado digital para assinar documentos eletronicamente já está em vigor há algum tempo. Ainda assim, uma dúvida persiste: como fazer assinatura eletrônica? É uma questão que precisa ser respondida, dada a sua importância. A assinatura eletrônica é necessária para assinar e validar documentos. Dificilmente, uma transação no meio online pode ser concluída sem que se saiba como fazer uma assinatura eletrônica. Por onde começar, então, para não se ficar restrito e refém da assinatura manuscrita?
Uma informação é importante: a assinatura eletrônica não precisa estar relacionada a um certificado digital. Ela pode ser feita sem o certificado. Mas para alguns profissionais, como os advogados, esta é uma alternativa pouco viável. Os profissionais do Direito precisam da segurança do certificado digital, devido à sua validade jurídica.
O que é preciso saber como fazer assinatura eletrônica
O uso da assinatura eletrônica, sem o certificado, está determinado na Medida Provisória (MP) Nº 2.200-2. É comum ela ser tratada como sendo igual à assinatura e ao certificado digital. Na verdade, os três são coisas distintas. A compreensão das diferenças facilita o entendimento sobre como fazer assinatura eletrônica.
Assinatura eletrônica
A função da assinatura eletrônica é a mesma da assinatura manual. O que comprova a sua veracidade é a verificação da grafia, uma mensagem de celular, um código de acesso ou um e-mail externo. O IP do computador ou a geolocalização também podem ser usados na verificação.
Certificado digital
No ambiente online, o certificado digital tem a mesma importância da carteira de identidade. A idoneidade das informações contidas nele são inquestionáveis. E a legislação garante que todo documento assinado com um certificado digital é válido juridicamente.
São as Autoridades Certificadoras (AC) que emitem os certificados digitais. Elas devem ser vinculadas ao Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI). Caso contrário, não é um certificado com validade jurídica assegurada por lei.
Assinatura digital
A assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica. Há um certificado digital vinculado a ela. É o certificado que atesta a veracidade desse tipo de assinatura. Utilizá-la é uma maneira segura de determinar a autenticidade de um documento eletrônico.
A assinatura digital é muito utilizada para assinar documentos jurídicos e fiscais que detêm maior relevância. Geralmente, esses são os documentos que, caso sejam assinados manualmente, precisam ter a assinatura autenticada em cartório.
A assinatura eletrônica atende à necessidade de assinar outros tipos de documentos que não dependem de autenticação para serem aceitos. É fácil saber como fazer assinatura eletrônica.
Passo a passo de como fazer assinatura eletrônica
1. Portal de assinaturas
Mesmo as assinaturas eletrônicas dependem de um serviço direcionado especificamente a sua emissão. Em muitos casos, um Portal de Assinaturas soluciona a questão.
2. Documentos a assinar
A partir do login no Portal, os documentos que precisam ter a assinatura inclusa podem ser enviados para ele. Não importa o formato: texto, PDF, planilhas, apresentações, imagens, etc..
3. Assinaturas
Ainda dentro do portal, deve-se identificar quem são as pessoas que assinarão o documento e em qual ordem as assinaturas devem aparecer. Um e-mail dos destinatários deve ser informado nesse momento, também. Eles receberão um link que precisa ser acessado para concluir a assinatura eletrônica.
4. Comprovação das assinaturas
Um Portal que atua com a devida responsabilidade e segurança, tem meios de coletar algumas informações que auxiliam na comprovação da assinatura. Por exemplo, IP do dispositivo usado para a inclusão da assinatura, localização e carimbo de tempo.
Por que usar a assinatura eletrônica
Essa maneira de assinar documentos tira a dependência do papel. E facilitou quando há a necessidade de que mais de uma pessoa assine o mesmo documento. Torna o processo mais ágil e dispensa a necessidade de que tudo seja impresso para ser assinado. Não importa o local em que as pessoas estejam. Os documentos não deixam de ser assinados se elas estiverem viajando ou trabalhando em um cowork.
Essa também é uma liberdade conquistada com o uso da assinatura eletrônica. Os documentos podem ser arquivados na nuvem ou no computador. Em qualquer lugar que a pessoa vá, ela tem acesso aos arquivos, porque não há necessidade de tê-los guardados em arquivos físicos, como ocorre com documentos assinados manualmente. De certa forma, isso elimina, também, a possibilidade de ocorrer o extravio dos documentos. Salvos na nuvem, em pastas devidamente organizadas, fáceis de serem encontradas quando necessário, os documentos se tornam quase perenes. Não há umidade, mofo ou traça que os deteriore.
Na dúvida, o interessante é fazer um teste. No próximo documento que precisar ser assinado, é só contabilizar o tempo que levou para coletar as assinaturas necessárias com o processo convencional. Após instaurar a assinatura eletrônica, é só fazer a mesma conta e comparar os dois resultados. Um, com certeza, será mais rentável. Nesse caso, a questão não é mais como fazer assinatura eletrônica, e sim sobre qual caminho seguir: o que dá mais trabalho e maiores gastos ou o que é mais moderno, ágil e menos oneroso? Esperamos uma resposta nos comentários.
