Organizar o escritório de advocacia é uma das maiores dificuldades enfrentadas pelos advogados. Por isso, muitos recorrem às planilhas para controle de processos judiciais. Elas são úteis, principalmente quando o escritório possui um determinado número de processos que seria difícil gerenciar de outra forma.
As planilhas não só ajudam os escritórios de advocacia e os advogados autônomos a organizar-se nas tarefas e prazos. Também são aliadas para o ganho de tempo para atender ao cliente e realizar outras tarefas intelectuais.
Mesmo os advogados que não tem o hábito de utilizar programas como o Excel, podem usar uma planilha para controle de processos. Parte dos modelos já prontos, disponíveis na internet, vem pré-preenchidos com alguns exemplos. Isso facilita tanto a compreensão de como usar quanto a utilização em si.
Uma vantagem de contar com uma planilha já elaborada é não precisar criar uma do zero. Isso também faz com que haja ganho de tempo já que o advogado não precisa parar para criar algo tão operacional. Da mesma forma, ele não precisa dedicar-se a estudar como fazer uma planilha para controle de processos. Muitos buscam esse conhecimento, caso não saibam nem por onde começar a desenvolvê-la.
Mas, antes de procurar na internet e sair fazendo o download da primeira planilha que aparece na busca, é importante prestar atenção a algumas características. Principalmente se a planilha comporta as necessidades e demandas do escritório de advocacia. Por exemplo, permite que sejam identificados nos campos a natureza do processo, cliente, adverso, número CNJ, status, sentença e êxito.
Além disso, é preciso ter ciência de mais uma coisa. Trabalhar com planilhas requer que seja feito um trabalho recorrente e manual de atualização e monitoramento. Caso isso não seja problema, é só escolher entre as melhores planilhas para controle de processos aquela que mais se adequa ao escritório.
3 planilhas para controle de processos judiciais
1. Planilha de Controle de Processos Judiciais em Excel 4.0
Com essa planilha é possível acompanhar e fazer o controle da quantidade de processos judiciais bem como saber quantos foram concluídos e calcular os honorários. Isso tudo de cada profissional, individualmente. Porém, essa planilha é paga. Portanto, é preciso avaliar se o escritório pode e esta disposto a fazer esse investimento.
2. Controle de atividades para escritórios de advocacia
Essa planilha é disponibilizada gratuitamente pelo Migalhas. Permite dividir as tarefas entre a equipe. Ainda, possibilita mensurar quais atividades mais ocupam o período de trabalho de cada pessoa. Outra métrica que gera é de quantas horas são dedicadas a cada processo, de cada cliente. Sem contar que ela permanece salva na nuvem, o que facilita o acesso de qualquer computador ou pelo smartphone.
3. Planilha de acompanhamento processual
Essa planilha também é gratuita. É disponibilizada pelo site Boletim Jurídico e focada em ajudar a não perder prazos. Com ela, o advogado consegue não só acompanhar os prazos judiciais, como também todas as entregas realizadas pelo escritório de advocacia. Em cada processo, é possível identificar o número, o advogado responsável, o status do processo, o tipo de ação, o órgão e a instância e qual é a fase.
Usar a planilha para sempre ou trocar por um software?
Embora as planilhas sejam muito eficientes e ajudem o escritório de advocacia a economizar, sempre que a possibilidade de usá-la for considerada, essa pergunta deve ser feita: as planilhas para controle de processos judiciais devem ser usadas para sempre ou em alguma momento é preciso substituí-la por um software?
Na verdade, tudo depende. Caso a gestão dos processos judiciais já não seja boa com a utilização da planilha, pode ser a hora de contratar um software jurídico.
Como já mencionada, planilhas exigem uma atenção e um trabalho manual. No software, isso tudo é automatizado.
Por outro lado, não há como o escritório de advocacia usar um software gratuitamente. Todos são pagos, então, exige que o escritório tenha orçamento para arcar com esse valor mensalmente. Duas das planilhas sugeridas acima são gratuitas. Assim, também é uma questão de saber se é o momento de fazer esse investimento ou de seguir utilizando as planilhas por mais um tempo.
Uma maneira de fazer essa análise é envolver a equipe na avaliação dos prós e contras de continuar fazendo o controle dos processos por planilhas e de contratar um software jurídico. Afinal, as pessoas que trabalham ou trabalharão diariamente com um ou com outro são as que podem dar um feedback verdadeiro sobre cada experiência. Até porque, caso a opção seja utilizar um software, serão elas que migrarão os dados para o novo programa.
Entretanto, caso não seja o momento de contar com um software em função da situação financeiro do escritório de advocacia, é necessário fazer esse ajuste para não precisar retornar à forma antiga de controlar processos.
